Để quản lý tốt hệ thống kế toán, hỗ trợ công tác quản lý doanh nghiệp, tối ưu hóa lợi nhuận, tăng trưởng và phát triển, doanh nghiệp phải lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm trong và ngoài nước. Bộ phận kế toán cần biết những tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán nhằm phát huy hiệu quả tối đa. 

1. Phần mềm kế toán phải tương xứng với quy mô công ty

Một công ty có doanh thu hàng năm từ 1-2 tỷ đồng có các yêu cầu về tài chính và kế toán quản trị hoàn toàn khác so với một công ty có doanh thu hàng năm từ 10 tỷ đồng trở lên. Quy mô công ty chính: Vi mô, nhỏ, vừa và lớn xác định công ty phần mềm kế toán nào mua.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, không nên chi nhiều tiền và mua phần mềm kế toán mới nhất với nhiều tính năng, vì bạn sẽ nhận được nhiều tính năng hơn mức bạn thực sự cần. Ngược lại, một doanh nghiệp vừa với phần mềm kế toán trọn gói, nhiều tính năng đáp ứng nhu cầu công việc của phòng kế toán và nhu cầu quản lý của ban giám đốc công ty. 

2. Phần mềm kế toán phải phù hợp với lĩnh vực áp dụng

Các lĩnh vực hoạt động có thể được chia thành các loại sau:

• Công ty dịch vụ
• Công ty thương mại
• Công ty xây dựng
• Công ty sản xuất

Một số công ty có thể yêu cầu phần mềm cụ thể vì nó được điều chỉnh theo nhu cầu cụ thể của công ty. Phần mềm dành riêng cho ngành hầu như luôn đắt hơn phần mềm kế toán bán sẵn. Ưu điểm của phần mềm kế toán trọn gói là đã được nghiên cứu kỹ lưỡng nên phù hợp với hầu hết các doanh nghiệp, chi phí thấp hơn so với phần mềm kế toán chuyên dụng xây dựng theo yêu cầu. Không cần phải nói rằng tính ổn định của gói phần mềm kế toán luôn quan trọng hơn một phần mềm kế toán đặc biệt được viết độc lập. 

3. Phần mềm kế toán phải đáp ứng yêu cầu kế toán tài chính và quản lý

Kế toán được chia thành hai lĩnh vực: Kế toán tài chính và kế toán doanh nghiệp.

Kế toán tài chính được thiết kế để đáp ứng các nghĩa vụ kế toán và báo cáo của các cơ quan chính phủ, nhà đầu tư và ngân hàng. Kế toán quản trị giúp một công ty với các yêu cầu quản lý nội bộ của nó. Cung cấp các báo cáo phân tích dữ liệu về bán hàng, khách hàng, mua hàng, nhà cung cấp, mức tồn kho, phân tích chi phí... Báo cáo quản trị phân tích dữ liệu theo nhiều chiều, nhóm dữ liệu theo nhiều tiêu chí, báo cáo phân tích dữ liệu theo thời gian… Đối với các công ty xây dựng và sản xuất, phần mềm phải có khả năng tính giá thành. Phần mềm kế toán truyền thống chỉ tính toán chi phí đơn giản. Tính toán chi phí phức tạp đòi hỏi phần mềm kế toán chuyên dụng cho vấn đề này.

4. Phần mềm kế toán phải có dịch vụ hậu mãi tốt

Mua phần mềm kế toán chỉ là bước đầu tiên trong quy trình tổng thể. Điều quan trọng cần lưu ý là các công ty nên cung cấp hỗ trợ sau bán hàng hiệu quả, bao gồm đào tạo, trung tâm cuộc gọi, tài liệu chi tiết, video hướng dẫn, v.v. Bạn có biết cách sử dụng phần mềm kế toán mà không cần sự trợ giúp của nhà cung cấp không? Bạn sẽ gọi cho ai nếu có vấn đề với phần mềm của bạn, nếu bạn không thể liên hệ với nhà cung cấp của mình hoặc nếu công việc của bạn bị gián đoạn?

5. Phần mềm kế toán cần hiệu quả cao tương xứng với chi phí bỏ ra

Doanh nghiệp cần chi bao nhiêu cho phần mềm kế toán? Các công ty phải tuyên bố rõ ràng rằng việc đầu tư vào các hoạt động kinh doanh đòi hỏi phải phân tích chi phí, lợi nhuận. Khi tìm kiếm phần mềm kế toán tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, hãy xem xét phần mềm nào sẽ mang lại cho bạn lợi tức đầu tư tốt nhất.

6. Phần mềm kế toán phải được phổ biến và sử dụng rộng rãi

Sự sẵn có của nhà cung cấp là một tiêu chí quan trọng cho khả năng tồn tại trong tương lai của phần mềm kế toán. Doanh nghiệp mua phần mềm kế toán không phải chỉ trong thời gian ngắn mà để sử dụng trong nhiều năm rồi bỏ. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên tham khảo ý kiến ​​của kế toán về những nhà cung cấp mà họ có thắc mắc. Nhân viên kế toán là người trực tiếp sử dụng phần mềm và họ là người biết rõ nhất phần mềm nào phù hợp với doanh nghiệp của mình, vì phần mềm kế toán thay đổi hoàn toàn các phương pháp kế toán cũ và loại bỏ các công việc thủ công.

7. Phần mềm kế toán phải dễ sử dụng

Đây là yếu tố mà các công ty thường bỏ qua khi lựa chọn phần mềm kế toán nhưng lại là một trong những vấn đề quan trọng nhất để phần mềm kế toán phát huy tối đa hiệu quả. Đừng mua phần mềm kế toán có nhiều tính năng hữu ích nhưng lại rẻ, cồng kềnh và khó sử dụng. Đảm bảo phần mềm bạn mua đơn giản, có mục đích và phù hợp với nhu cầu kinh doanh của bạn. Bạn cũng nên tìm phần mềm có giao diện người dùng trực quan và có thể tự động cập nhật khi doanh nghiệp của bạn phát triển.

8. Tạm kết

Bảy yếu tố trên cần được “cân nhắc” khi đầu tư phần mềm kế toán tài chính cho doanh nghiệp của bạn. Xin lưu ý rằng việc có các công cụ phù hợp để trợ giúp bạn trong các hoạt động quản lý kinh doanh là rất quan trọng và chi phí thấp không phải là yếu tố chính trong việc lựa chọn phần mềm kế toán.