Bài viết này sẽ chia sẻ cho các bạn hiểu rõ hơn về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp: vai trò, nhiệm vụ, kỹ năng chuyên môn cần có của một kế toán và các nghiệp vụ cơ bản của kế toán bán hàng.

1. Khái niệm kế toán bán hàng 

Kế toán bán hàng

Kế toán bán hàng (Sale Accountant) là vị trí kế toán đảm nhiệm ghi chép các nghiệp vụ liên quan đến hóa đơn bán hàng, từ việc ghi hóa đơn bán hàng, ghi sổ chi tiết doanh thu, thuế GTGT cho đến việc lập các báo cáo bán hàng và những báo cáo liên quan theo quy định.

2. Kế toán bán hàng thực hiện công việc gì trong doanh nghiệp?

Kế toán bán hàng sẽ thường tập trung vào các công việc dưới đây:

• Ghi chép thông tin hóa đơn hàng ngày, kiếm tra đơn giá của các sản phẩm, số lượng sản phẩm để thực hiện việc xuất hóa đơn cho khách hàng
• Lập bảng kê hóa đơn bán hàng, doanh thu, thuế GTGT cuối ngày
• Quản lý hóa đơn, chứng từ và hợp đồng với khách hàng
• Cập nhật giá các sản phẩm mới
• Tính toán tổng doanh thu, đơn giá, thuế GTGT của từng nhóm hàng hóa và theo đơn vị để tiện cho công tác kiểm tra hàng hóa
• Lập sổ theo dõi hàng hóa nhập kho và xuất kho
• Gửi báo giá cho khách hàng
• Định khoản và phân loại chứng từ theo các nghiệp vụ phát sinh
• Lập tờ khai hàng hóa mua vào theo biểu mẫu kê khai thuế GTGT
• Nắm bắt các thông tin về các khoản chi phí bán hàng, các phát sinh thực tế để từ đó làm căn cứ xác định kết quả kinh doanh
• Kiểm tra tình trạng quản lý tiền hàng, khách nợ và theo dõi những lô hàng, khách nợ để báo cáo lại kế toán trưởng
• Thực hiện công tác đối chiếu với thủ kho theo định kỳ về số lượng hàng hóa xuất, tồn, đối chiếu với kế toán công nợ về các khoản thu cho từng khách hàng, đối chiếu với thủ quỹ, kế toán ngân hàng về các khoản thanh toán
• Làm báo cáo định kỳ về tình hình bán hàng hàng tháng cho doanh nghiệp khi có yêu cầu
• Quản lý thông tin nhà cung cấp, khách hàng phục vụ cho công tác bán hàng
• Viết hóa đơn tài chính cho khách hàng khi khách hàng có yêu cầu
• Thực hiện các công việc do kế toán trưởng giao, tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp các giải pháp để thúc đẩy quá trình bán hàng tại doanh nghiệp
• nhiệm vụ kế toán bán hàng

3. Kỹ năng chuyên môn một kế toán bán hàng cần có

Kỹ năng chuyên môn của kế toán bán hàng

3.1. Quy định khi tính kết quả bán hàng

Kết quả bán hàng được ghi nhận là phần thu lợi còn lại từ việc bán hàng sau khi trừ đi các chi phí phát sinh.

Để xác định kết quả bán hàng thì kế toán bán hàng cần tính toán ra số chênh lệch giữa doanh thu thuần với các chi phí khác như giá vốn, chi phí quản lý… phát sinh trong một kỳ nhất định, cụ thể:

[Kết quả hoạt động kinh doanh] = [Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh] + [Kết quả hoạt động tài chính] + [Kết quả hoạt động khác] - [Chi phí quản lý doanh nghiệp]

Trong đó:

• [Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh] = [Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ] - [Giá vốn hàng bán] - [Chi phí hàng bán]

• [Kết quả hoạt động tài chính] = [Doanh thu hoạt động tài chính] - [Chi phí hoạt động tài chính]

• [Kết quả hoạt động khác] = [Các khoản thu nhập khác] - [Các khoản chi phí khác] - [Chi phí thuế TNDN]

3.2. Quy định kế toán khi tính doanh thu

Để ghi nhận doanh thu bán hàng, doanh nghiệp cần đáp ứng 5 điều kiện:

• Doanh nghiệp đã chuyển giao rủi ro và các lợi ích từ sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng
• Doanh nghiệp đã thu được lợi ích kinh tế từ hoạt động bán hàng
• Doanh nghiệp đã xác định được doanh thu và chắc chắn về khoản doanh thu đó
• Doanh nghiệp không còn quyền quản lý hàng hóa như chủ sở hữu
• Doanh nghiệp xác định được các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

3.3. Một số chứng từ liên quan đến kế toán bán hàng

• Hóa đơn GTGT: Mẫu số 01 GTKT-3LL
• Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ: Mẫu số 03 - VT
• Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý: Mẫu số 02 - VT
• Phiếu thu: Mẫu số 01 - TT
• Biên lai thu tiền: Mẫu số 06 - TT
• Giấy báo có
• Báo cáo bán hàng, bảng kê bán hàng hóa, dịch vụ
• Giấy nộp tiền, thẻ quầy hàng, bảng kê nhận hàng và thanh toán hàng ngày
• Chứng từ liên quan khác phụ thuộc vào lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp

3.4. Quy trình luân chuyển chứng từ của nghiệp vụ kế toán

Khi phát sinh hóa đơn chứng từ kế toán thì kế toán lập hóa đơn bán hàng. Hóa đơn sẽ bao gồm 3 liên, liên 1 lưu trên gốc quyển hóa đơn, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 giữ lại công ty. Có 3 trường hợp xảy ra:

• Nếu khách hàng nhận nợ, kế toán bán hàng lập biên bản giao nhận hàng hóa và xác nhận nợ. Chứng từ lập thành 3 liên, liên 1 để kiểm tra khi xuất hàng ra khỏi kho, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 thì lưu lại quyển
• Nếu khách hàng thanh toán tiền mặt thì kế toán cần lập phiếu thu. Phiếu thu lập thành 3 liên: Liên 1 thủ quỹ giữ, nơi lập phiếu giữ lại 1 liên và người nộp tiền sẽ giữ liên 3. Các liên phải đầy đủ nội dung, chữ ký của giám đốc
• Trường hợp khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản thì công ty sẽ nhận giấy báo có như một xác nhận về khoản tiền thanh toán của khách hàng.

4. Trong doanh nghiệp kế toán bán hàng có vai trò gì?

Kế toán bán hàng là bộ phận quan trọng trong việc quản lý đầu ra các thành phẩm của doanh nghiệp. Những số liệu bán hàng do kế toán bán hàng cung cấp giúp lãnh đạo doanh nghiệp nắm được tình hình bán hàng, sự chênh lệch từ khâu sản xuất đến khâu bán hàng và tình hình doanh thu để từ đó đưa ra các kế hoạch kinh doanh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Kế toán bán hàng có những quyền hạn dưới đây:

• Đề xuất khi có điều chỉnh, sửa đổi, hủy hóa đơn
• Đề xuất hướng xử lý khi yêu cầu xuất hóa đơn không phù hợp
• Đề xuất trường hợp thành toán khi có vướng mắc với kế toán trưởng
• Nhận sự chỉ đạo, phân công và giám sát trực tiếp từ kế toán trưởng

5. Một số nghiệp vụ cơ bản của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

Nghiệp vụ cơ bản của kế toán bán hàng

5.1. Xuất phiếu xuất kho, hóa đơn theo báo giá, hợp đồng

Kế toán xuất phiếu xuất kho, hóa đơn cho khách hàng theo báo giá và hợp đồng đã giao kết. Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng theo hợp đồng sẽ xảy ra các hoạt động:

• Thực hiện ký kết hợp đồng bán hàng với khách hàng
• Kế toán lập phiếu xuất kho khi đến ngày giao hàng, chuyển kế toán trưởng và giám đốc duyệt
• Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi sổ kho dựa vào phiếu xuất kho
• Giao hàng cho khách hàng và kế toán bán hàng ghi nhận doanh số bán hàng
• Nếu khách hàng thanh toán ngay, kế toán bán hàng xuất hóa đơn cho khách hàng

Định khoản

• Ghi nhận doanh thu bán hàng, cung cấp dịch vụ

Nợ TK 111, 131 Tổng giá thanh toán

Có TK 511, 512 Doanh thu bán hàng (giá bán chưa thuế GTGT)

Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có) (thuế GTGT đầu ra)

• Đồng thời ghi nhận giá vốn

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán

Có TK 152, 156…

• Khi thu tiền bán hàng của KH, kế toán ghi nhận:

Nợ TK 111, 112

Có 131 : phải thu KH

5.2.  Kế toán bán hàng chiết khấu thương mại cho khách hàng

• Khách hàng đề nghị công ty báo giá thông qua gửi email hoặc gọi điện, nhân viên bán hàng căn cứ vào yêu cầu để gửi báo giá cho khách hàng
• Nhân viên bán hàng làm đề nghị xuất kho sau khi khách hàng gọi điện hoặc gửi mail yêu cầu giao hàng
• Kế toán lập phiếu xuất kho, chuyển kế trưởng và giám đốc ký duyệt
• Thủ kho xuất kho hàng hóa và ghi sổ kho theo phiếu xuất kho
• Nhân viên bán hàng nhận hàng và giao cho khách hàng. Trường hợp số lượng mua của khách hàng thỏa mãn điều kiện được hưởng chiết khấu thương mại thì nhân viên bán hàng đề nghị kế toán bán hàng chiết khấu cho khách hàng

Định khoản:

• Ghi nhận doanh thu

Nợ TK 111. 131.. Tổng giá thanh toán

Có TK 511, 512 Doanh thu bán hàng

Có TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

• Ghi nhận khoản chiết khấu thương mại cho KH

Nợ TK 5211 Chiết khấu thương mại (TT 200)

Nợ TK 511 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (TT 133)

Nợ TK 33311 Thuế GTGT đầu ra được giảm

Có TK 111, 112, 131 Tổng tiền chiết khấu

• Ghi nhận giá vốn hàng bán

Nợ TK 632 Giá vốn hàng bán

Có TK 152, 156…

5.3. Kế toán bán hàng lập hóa đơn giảm giá hàng bán

• Trường hợp nếu hàng mua về không đúng theo hợp đồng và đồng ý lập biên bản giảm giá hàng bán thì kế toán lập hóa đơn giao cho khách hàng và hạch toán giảm giá và ghi sổ
• Kế toán bán hàng lập hóa đơn giảm giá hàng bán để giao cho khách hàng
• Kế toán hạch toán giảm giá hàng bán và ghi sổ kế toán

Định khoản:

Nợ TK 532 Giảm giá hàng bán

Nợ TK 3331 Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Có TK 111

5.4. Kế toán lập phiếu nhập kho khi khách trả lại hàng

Nếu phát hiện hàng mua về không đúng và khách hàng trả lại hàng thì kế toán lập phiếu nhập kho căn cứ vào số hàng hóa bị trả lại và ghi sổ 2 kho

• Biên bản ghi nhận lý do trả lại hàng giữa 2 bên mua hàng và doanh nghiệp
• Phiếu xuất kho hoặc biên bản giao nhận hàng hóa của bên trả lại hàng
• Lập hóa đơn số lượng hàng trả lạ đối với bên trả lại hàng
• Lập phiếu nhập kho hàng trả lại đối với bên nhận hàng trả lại

Định khoản:

Nhập kho ghi giảm giá vốn:

Nhận lại hàng bị trả lại

Nợ TK 154, 155, 156,…

Có TK 632 Giá vốn hàng bán

Thanh toán

Nợ TK 531 Hàng bán bị trả lại

Nợ TK 3331 Thuế GTGT (nếu có)

Có TK 111, 112, 131,…

Kế toán bán hàng hay bất kì vị trí kế toán nào cũng đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng đủ chi phí để xây dựng một bộ phận kế toán hoàn thiện. Đặc biệt, đối với các doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp mới thành lập với những khó khăn về nguồn lực và chi phí để thuê nhân viên kế toán thực hiện các công tác ghi chép, hạch toán, lập báo cáo thuế, BCTC…thì việc lựa chọn dịch vụ kế toán là một giải pháp tối ưu để giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phím, yên tâm sản xuất và kinh doanh.