Trong doanh nghiệp hệ thống thông tin kế toán quan trong như thế nào? Làm sao để triển khai hệ thống thông tin kế toán? Trong thế kỉ 21, hệ thống thông tin kế toán có vai trò to lớn như thế nào? Hãy cùng mình tìm hiểu trong bài viết này. 

1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán

Phần này nhằm giúp kế toán viên hiểu về khái niệm hệ thống thông tin kế toán là gì. Thông qua việc tìm hiểu về khái niệm hệ thống thông tin, anh chị sẽ hiểu chính xác hơn về thuật ngữ hệ thống thông tin kế toán. 

1.1. Khái niệm về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin được xem như việc ứng dụng công nghệ hiện đại vào quá trình quản lý thông tin. Theo đó, hệ thống này sẽ gồm cấu phần máy tính và phần tiếp nhận thông tin đầu ra là người sử dụng. Máy tính hoặc các phần mềm công nghệ liên quan được dùng để thu thập, lưu trữ và quản lý dữ liệu khoa học, hiệu quả hơn. 

1.2. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán 

Hệ thống thông tin kế toán được gọi tắt là hệ thống AIS. Đây chính là hệ thống thông tin đặc thù hoạt động trong lĩnh vực kế toán. Chúng thường xuyên được sử dụng bởi kế toán viên, kiểm toán viên để hỗ trợ việc lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động về nghiệp vụ tài chính – Kế toán. 

Một khái niệm có thể gây nhầm lẫn là hệ thống thông tin quản lý (MIS). Về mức độ bao quát, MIS bao gồm hệ thống thông tin kế toán AIS. Chúng thực hiện các chức năng hoạt động của một tổ chức cụ thể. Ngoài ra, AIS còn hỗ trợ việc ra quyết định cho cấp quản lý và nhà lãnh đạo doanh nghiệp. 

 Hệ thống AIS

2. Một số thành phần trong hệ thống thông tin kế toán

Để quá trình vận hành không bị gián đoạn, các thành phần trong hệ thống thông tin kế toán tài chính cần được phối hợp chặt chẽ. Một hệ thống AIS hoàn chỉnh gồm 4 thành tố sau:

2.1. Thủ tục và hướng dẫn trong hệ thống thông tin kế toán

Hiểu một cách đơn giản, đây chính là cách thức mà AIS sử dụng nhằm thu thập và tổng hợp dữ liệu. Sau đó, tiến hành quản lý và truy xuất dữ liệu cho người dùng. Phần lớn hiện nay các tiến trình này đều được mã hóa tự động hóa hoàn toàn. 

Dữ liệu mà AIS tiếp nhận thường đến từ 2 nguồn chính:

• Nội bộ thông qua nhân viên của tổ chức;
• Nguồn bên ngoài thông qua khách hàng, đơn đặt hàng, phản hồi… 

Thủ tục và hướng dẫn được mã hóa trong hệ thống thông tin kế toán tài chính qua tài liệu và đào tạo. Chúng đảm bảo quy tắc nhất quán và minh bạch. 

2.2.Con người là thành phần không thể thiếu trong AIS

Trong hệ thống AIS, con người tiếp nhận vai trò sử dụng và tiếp nhận thông tin từ hệ thống. Đối tượng dùng thông tin kế toán rất đa dạng như kế toán viên; nhân viên tư vấn; kế toán trưởng; quản lý; giám đốc tài chính… 

Mỗi một tổ chức có thể thay đổi một số tính năng trong hệ thống nhằm phù hợp với doanh nghiệp. Ngoài ra, AIS còn đảm bảo các cá nhân trong tổ chức đều có thể truy cập và nhận thông tin liên quan đến công việc một cách kịp thời. 

2.3. Thành phần dữ liệu thông tin trong hệ thống AIS

Dữ liệu thông tin trong AIS chính là các tài liệu, số liệu tài chính kế toán. Các loại thông tin thường gặp nhất là:

• Bảng chấm công nhân viên
• Thông tin thuế lưu trữ
• Đơn đề nghị, hóa đơn mua và bán hàng
• Báo cáo thanh toán của khách hàng, đối tác
• Dữ liệu kiểm kê hàng hóa

Các loại dữ liệu này tồn tại trong hệ thống bằng các đoạn mã hóa tương tự như ngôn ngữ truy vấn cấu trúc SQL. Sau khi truy xuất tại đầu ra, kế toán viên có thể sử dụng để hoàn thiện báo cáo tài chính, bảng tiền lương… 

2.4. Phần mềm trong hệ thống quản lý thông tin kế toán

Phần mềm trong hệ thống quản lý thông tin kế toán chính là các chương trình máy tính. Chúng đóng vai trò quan trọng để thực hiện chức năng của toàn bộ hệ thống. Ngày nay, các loại phần mềm ngày càng được cải tiến để sử dụng dễ dàng và có nhiều tiện ích đa dạng hơn. 

3. Vai trò của hệ thống thông tin kế toán AIS trong kỷ nguyên 4.0

Thế kỷ 21 ghi nhận sự thay đổi và phát triển vượt bậc của công nghệ thông tin. Do đó, các ngành nghề đều ứng dụng công nghệ thông minh. Lĩnh vực kế toán cũng không ngoại lệ. Việc sử dụng các hệ thống thông tin kế toán tạo ra bước chuyển mình vĩ đại cho ngành kế toán. Dưới đây là các vai trò của hệ thống AIS:

3.1. Giúp con người lưu trữ, bảo quản, xử lý dữ liệu

Trước đây, quá trình này được thực hiện hoàn toàn thủ công. Lúc này, số lượng sổ sách, tài liệu giấy tờ vô cùng nhiều. Kế toán viên thường gặp phải một số tình huống khó xử như mất tài liệu; hóa đơn chứng từ sau một thời gian không rõ số. Thậm chí khó khăn trong việc bảo quản và lưu trữ dữ liệu. Đặc biệt, hệ thống AIS có thể lưu trữ lượng dữ liệu không giới hạn.

3.2. Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát thông tin liên quan đến kế toán tài chính

Trong khía cạnh này, hệ thống AIS thực hiện các nhiệm vụ đa dạng dưới đây:

• Kiểm soát tính chính xác và việc tuân thủ các quy định trong sản xuất kinh doanh.
• Thực hiện lưu trữ và bảo vệ tài sản doanh nghiệp, thông tin tài chính tổ chức.
• Kiểm soát, phân phối thông tin để đảm bảo kịp thời và chính xác. 

3.3. Giảm thiểu rủi ro trong quản lý dữ liệu kế toán

Do việc xử lý và lưu trữ dữ liệu được tiến hành tự động nhờ phần mềm quản lý nên doanh nghiệp tránh được các sai sót. Nhờ đó, các vấn đề và rủi ro thiệt hại luôn ở mức thấp nhất

Không chỉ vậy, sử dụng hệ thống quản lý thông tin còn tiết kiệm chi phí và thời gian. Nhờ đó, anh chị có thể tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp và bộ phận kế toán.

4. Một số vấn đề cơ bản mà kế toán viên cần nắm vững

Kiến thức cơ bản cần nắm vững khi thực hiện nghiệp vụ kế toán

Đối tượng tiếp nhận và xử lý của hệ thống AIS chính là thông tin kế toán. Khía cạnh này thông qua 2 vấn đề cơ bản. 

4.1. Các tiêu chí hàng đầu của thông tin kế toán tài chính

Một trong những thắc mắc phổ biến hiện nay là yêu cầu về thông tin kế toán tài chính là gì? Để hệ thống các tài liệu, dữ liệu đáp ứng được mục đích sử dụng, chúng cần đảm bảo 5 tiêu chí sau đây:

• Tính trung thực: Thông tin kế toán cần đi kèm với bằng chứng đầy đủ, rõ ràng. Đặc biệt, chúng phản ánh đúng thực tế, bản chất nội dung.
• Tính khách quan: Yêu cầu chính xác là điều kiên quyết với các dữ liệu kế toán tài chính. Kế toán viên cần chú ý sử dụng đúng hàm và không bỏ sót thông tin.
• Sự đầy đủ: Cập nhật thông tin đầy đủ về các khía cạnh hóa đơn, chứng từ thực tế. 
• Tính kịp thời: Việc ghi chép diễn ra hàng ngày, hàng tháng, năm và luôn thực hiện đúng quy định của tổ chức. 
• Tính dễ hiểu: Kế toán viên tiến hành nhập dữ liệu theo các biểu mẫu chung của đơn vị và tuân thủ nghiêm quy định của pháp luật. Một số trường hợp đặc biệt cần có sự giải trình thông tin. 

4.2. Thông tin kế toán được hình thành như thế nào?

Thông tin kế toán hình thành từ tiến trình thực hiện các bước như thu thập; xử lý và phân tích dữ liệu. Nhờ đó, người sử dụng có được tài liệu cần thiết.

Quá trình thu thập

Ở bước này, các nghiệp vụ, tài khoản kế toán được ghi nhận thông qua phương pháp chứng từ. Đây là bước đầu của tiến trình hình thành thông tin kế toán tài chính. 

Quá trình xử lý

Sau bước thu thập dữ liệu, các thông tin nói trên sẽ được phân loại, sắp xếp và tiến hành hệ thống hóa. Các phương pháp là nền tảng để thực hiện hoạt động này gồm:

• Phương pháp xác định giá (tính giá)
• Sử dụng tài khoản kế toán
• Phương pháp tổng hợp và cân đối 

Quá trình phân tích và cung cấp 

Bước này tiếp tục tiếp nhận thông tin sau quá trình xử lý và tiến hành phân tích sâu hơn. Các phương pháp thường được sử dụng gồm phân tích chiều dọc, chiều ngang, trị số tuyệt đối… Kết thúc tiến trình này là sự hình thành thông tin kế toán tài chính.

5. Hoạt động thiết kế và kiểm soát quá trình vận hành hệ thống AIS

Số lượng các doanh nghiệp sử dụng và ứng dụng hệ thống AIS ngày càng nhiều. Trong đó hai vấn đề quan trọng mà tổ chức, cơ quan cần quan tâm là hoạt động thiết kế và kiểm soát quá trình vận hành. Vậy cụ thể chúng được thực hiện như thế nào?

5.1. Hệ thống thông tin kế toán tài chính được thiết kế như thế nào?

Tùy thuộc vào mô hình kinh doanh và mục đích sử dụng mà doanh nghiệp lựa chọn thiết kế hệ thống thông tin kế toán cho phù hợp. Tuy nhiên, để dễ dàng hơn, ban giám đốc có thể tham khảo một số đề xuất dưới đây:

• Đảm bảo tính hài hòa giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị: Hai bộ phận này cần có sự kết hợp nhưng tách biệt riêng về vai trò, phạm vi và nội dung thực hiện.
• Thiết lập một quy trình luân chuyển chứng từ kế toán rõ ràng, minh bạch.
• Hệ thống tài khoản kế toán nên được phát triển theo hướng cung cấp thông tin quản trị kế toán.
• Các hoạt động xây dựng sổ sách kế toán nên hướng đến phục vụ hoạt động quản trị để đồng bộ và dễ dàng giải quyết các vấn đề phát sinh.
• Tổ chức hệ thống báo cáo linh hoạt và đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng của từng bộ phận trong doanh nghiệp. 

5.2. Hoạt động kiểm soát, tăng tính bảo mật cho hệ thống thông tin kế toán

Đây là hoạt động nhằm tăng tính bảo mật và an toàn cho toàn bộ hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp. Điều này vô cùng quan trọng vì chỉ một sự sơ hở có thể khiến tổ chức thiệt hại rất lớn.

Các biện pháp doanh nghiệp có thể sử dụng gồm:

• Bảo vệ hệ thống để tránh sự truy cập không hợp pháp từ bên ngoài.
• Cài đặt ứng dụng nhằm giám sát hoạt động truy cập toàn bộ hệ thống.
• Sử dụng hệ thống thông minh để ngăn chặn hành vi xóa hoặc phá hoại dữ liệu thông tin.
• Tiến hành lưu trữ dữ liệu trên các nền tảng khác như đĩa mềm, đĩa CD hoặc thực hiện sao lưu thông tin. 

Bài viết đề cập đến 5 khía cạnh quan trọng của hệ thống thông tin kế toán AIS. Thông qua đó, người dùng hiểu hơn về khái niệm, đặc điểm và vai trò của hệ thống thông tin kế toán là gì? Không chỉ vậy, các thông tin trong bài được xem là kim chỉ nam để quản lý, ban giám đốc, kế toán trưởng thiết kế và vận hành hệ thống AIS hiệu quả nhất! 

Hệ thống thông tin kế toán là vấn đề cơ bản mà mỗi kế toán cần phải nắm vững để tăng năng suất làm việc. Hiện tại, không ít kế toán viên thường kiếm thêm thu nhập bằng cách hợp tác với nhiều khách hàng doanh nghiệp khác nhau. Đồng thời, các doanh nghiệp cũng có nhu cầu lớn trong việc tìm kế toán dịch vụ chuyên nghiệp, uy tín mà giá cả phải chăng.