Phương pháp dùng sơ đồ PERT là công cụ quản lý và giám sát dự án đang được nhiều công ty, doanh nghiệp áp dụng. Vậy sơ đồ PERT là gì? Các yếu tố chủ chốt và cách vẽ sơ đồ này như thế nào là chính xác? Hãy cùng mình tìm hiểu rõ qua bài viết dưới đây!
NỘI DUNG BÀI VIẾT
Sơ đồ mạng PERT là gì?
Sơ đồ PERT (Program Evaluation and Review Technique) là biểu đồ dùng để xây dựng kế hoạch và kiểm soát nhiệm vụ trong dự án. Sơ đồ PERT gồm nhiều yếu tố như chi phí, thời gian, nguồn lực,…
Thông qua mạng lưới sơ đồ, cả lãnh đạo và nhân viên đều nắm rõ quy trình triển khai và xác định rắc rối tiềm ẩn để đưa ra giải pháp nhanh chóng. Sơ đồ PERT biểu diễn hoạt động trong dự án dưới dạng những đường thẳng (nhiệm vụ) được kết nối với nhau bởi mũi tên (sự phụ thuộc giữa các nhiệm vụ). Một số thông tin liên kết với từng nhiệm vụ như thời gian hoàn thành dự kiến, thời gian bắt đầu dự kiến.
Sử dụng phương pháp sơ đồ PERT trong trường hợp nào?
Sơ đồ PERT phù hợp dùng trong dự án lớn có hàng trăm, hàng ngàn hoạt động. Sơ đồ này nên được dùng khi nhà quản lý dự án cần:
- Xác định tiến trình dự án, đảm bảo tất cả hoạt động đáp ứng đúng thời hạn.
- Thể hiện sự phụ thuộc lẫn nhau của các nhiệm vụ thuộc dự án.
- Xác định thời gian dự kiến để hoàn thành dự án, chuẩn bị cho dự án lớn và phức tạp hơn.
- Áp dụng hiệu quả sơ đồ PERT, nhà lãnh đạo doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát, theo dõi quá trình triển khai công việc một cách dễ dàng, chặt chẽ, hiệu quả hơn.
Các yếu tổ chủ chốt cần biết khi lập sơ đồ PERT
Sự kiện
Sự kiện là cột mốc đánh dấu khi mới bắt đầu hay kết thúc một hay nhiều nhiệm vụ nào đó trong dự án. Trong sơ đồ mạng lưới PERT, các sự kiện thường được thể hiện qua hình tròn có đánh số, sự kiện đầu tiên mũi tên đi ra, sự kiện ở giữa có cả dấu cung đi vào và đi ra, còn sự kiện kết thúc là cung đi vào.
Công việc
Công việc ở trong sơ đồ PERT sẽ đại diện cho nguồn lực thời gian và nhân sự đảm nhiệm tiến hành sự kiện này đến sự kiện tiếp theo. Công việc được biểu diễn bằng mũi tên chỉ hướng và độ dài mũi tên thể hiện thời gian hoàn thành công việc.
Thời gian dự trữ
Thời gian dự trữ chính là khoảng thời gian dự phòng cho công việc bị chậm trễ. Cần đảm bảo việc trì hoãn công việc này không gây ảnh hưởng tới tiến độ chung dự án. Đây là yếu tố quản lý rủi ro của dự án được đánh dấu trên đường cung chỉ hướng thể hiện công việc. Nếu công việc hoàn thành nhanh hơn so với thời gian dự trữ thì đánh dấu lại bằng chấm tròn nhỏ ở trên đường cung.
Đường găng
Đường găng biểu diễn kết nối công việc. Đây là đường găng dài nhất được tính từ điểm đầu tới điểm cuối sơ đồ PERT. Nhà quản trị dự án nhìn vào đường găng để cập nhật tiến độ công việc. Nếu có sự chậm trễ trong quá trình thực hiện trên sự kiện trên đường găng thì có nghĩa là tiến độ công việc đang bị chậm tiến độ so với bản kế hoạch đã đưa ra.
Cách vẽ sơ đồ mạng lưới PERT trong quản lý dự án
Để vẽ sơ đồ PERT trong dự án, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Xác định nhiệm vụ của dự án
Thu thập thông tin và xác định các nhiệm vụ cần thực hiện trong dự án.
Xây dựng kế hoạch cụ thể để đảm bảo sự chuẩn bị đầy đủ cho những bước tiếp theo.
Bước 2: Sắp xếp thứ tự ưu tiên cho nhiệm vụ
Xác định thứ tự ưu tiên của nhiệm vụ trong dự án dựa vào mức độ ưu tiên, sự phụ thuộc giữa chúng.
Bước 3: Kết nối nhiệm vụ dự án
Bắt đầu kết nối nhiệm vụ bằng cách dùng mũi tên để đại diện cho nhiệm vụ và nút đại diện cho sự kiện, cột mốc quan trọng của dự án.
Bước 4: Ước tính thời gian thực hiện dự án
Xác định rõ thời gian dựa vào dữ liệu sau:
- Thời gian lạc quan: Thời gian tối thiểu để hoàn thành xong một nhiệm vụ.
- Thời gian bi quan: Thời gian tối đa để hoàn thành xong một nhiệm vụ.
- Thời gian khả năng nhất: Ước tính tốt nhất về thời gian để hoàn thành xong một nhiệm vụ.
Bước 5: Thiết lập đường găng thích hợp
Khi xác định được sự kiện cụ thể và thời gian, bước cuối cùng là thiết lập đường găng đi qua những sự kiện. Điều kiện cần thiết để đường găng đi qua là toàn bộ sự kiện quan trọng, dài nhất.
Những nguyên tắc cần tuân thủ khi lập PERT
Khi thiết lập sơ đồ PERT, chúng ta phải nắm chắc về thời gian hoàn thành công việc. Bên cạnh đó, việc biểu diễn các mối liên hệ giữa các công việc cũng rất quan trọng bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến cách phân bổ nguồn lực (nhân sự, chi phí,…) cho công việc.
Ngoài ra, khi xây dựng sơ đồ PERT, cần tuân thủ những nguyên tắc như sau:
- Có một điểm bắt đầu, một điểm kết thúc. Chỉ có duy nhất một đường biểu diễn có mũi tên đi ra từ sự kiện bắt đầu, một đường có mũi tên đi vào sự kiện kết thúc.
- Hướng thực hiện công việc được biểu diễn thông qua hướng chỉ mũi tên trên sơ đồ. Độ dài đường biểu diễn tương đương thời gian triển khai công việc đó, các đường biểu diễn phải được ước lượng chiều dài chính xác.
Sự khác biệt giữa sơ đồ GANTT và PERT
Bên cạnh sơ đồ mạng lưới PERT, sơ đồ Gantt cũng là công cụ mô tả thường được sử dụng trong việc quản lý hệ thống dự án. Hai phương pháp này đều có tác dụng theo dõi, thiết lập, giám sát công việc thực hiện hiệu quả dự án. Có những điểm khác biệt mà bạn cần nắm rõ trước khi quyết định chọn phương pháp nào:
| Yếu tố so sánh | Sơ đồ PERT | Sơ đồ Gantt |
| Dạng biểu đồ | Biểu đồ cột | Biểu đồ mạng lưới |
| Người phát minh | Henry L. Gantt | Nguồn gốc từ Hải quân Hoa Kỳ |
| Các trường hợp nên dùng | Thích hợp với dự án nhỏ lẻ, không phức tạp | Được dùng cho dự án tầm cỡ, quy mô lớn, chi phí cao, phức tạp |
| Đặc điểm nổi bật | Tập trung chủ yếu vào thời gian để hoàn thành công việc cho trước | Không chỉ thời gian mà còn tập trung sự kiện, công việc hình thành mối quan hệ chặt chẽ |
| Tính chất | Đơn giản, dễ hiểu và dễ làm | Phải nhớ nhiều nguyên tắc khó áp dụng hơn. Việc hình dung cách trình bày đường găng rất quan trọng. |
Trên đây là những thông tin về sơ đồ PERT mà bạn nên biết nếu đang hoặc sắp thực hiện dự án lớn với quy mô rộng. Sơ đồ PERT sẽ là phương pháp hữu hiệu để bạn hoàn thành dự án hiệu quả hơn. Chúc bạn thành công.
