Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ đang tìm cách giành lợi thế so với đối thủ cạnh tranh, bạn không thể bỏ lỡ các xu hướng đổi mới và công nghệ kinh doanh mới nhất. Hiện nay có rất nhiều giải pháp công nghệ được thiết kế để phù hợp với các mô hình kinh doanh khác nhau và được sắp xếp hợp lý để giúp bạn điều hành doanh nghiệp của mình dễ dàng hơn, hiệu quả hơn và đạt được tỷ suất lợi nhuận cao hơn.

Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng công nghệ?

Có một câu nói: "Đừng làm việc chăm chỉ, hãy làm việc thông minh". Công nghệ không chỉ có thể giúp doanh nghiệp của bạn luôn phù hợp mà còn tiết kiệm tiền bạc, thời gian và nhiều rắc rối khi vận hành nó.

Tác động tích cực của công nghệ kinh doanh là vô hạn: Bạn có thể tăng tốc độ phát triển, cải thiện cơ sở hạ tầng tổ chức, thu thập và phân tích dữ liệu, thử nghiệm các chiến lược kinh doanh mới, tăng cường hỗ trợ khách hàng, v.v.

Nghiên cứu gần đây của airSlate cho thấy 74% doanh nghiệp đã phải đóng cửa trong thời kỳ đại dịch do không có công nghệ thông tin và phụ thuộc vào lượng khách hàng đến trực tiếp.

Để chứng minh rằng việc sử dụng công nghệ cho doanh nghiệp là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của một tổ chức trong thế giới hiện đại, hãy xem số liệu thống kê về doanh nghiệp nhỏ sau đây từ Semrush:

• 84% doanh nghiệp nhỏ tạo sự hiện diện trực tuyến cho sản phẩm của họ trên một nền tảng kỹ thuật số;
• 79% doanh nghiệp nhỏ tương tác với nhà cung cấp và khách hàng thông qua các công cụ kỹ thuật số;
• 55% chủ doanh nghiệp nhỏ tin rằng công nghệ là cách tốt nhất để xử lý các tương tác của khách hàng;
• Khoảng 85% doanh nghiệp nhỏ chi tiền cho SaaS (Phần mềm dưới dạng dịch vụ);
• Một doanh nghiệp nhỏ điển hình sử dụng từ 25-50 giải pháp SaaS cho hoạt động kinh doanh của họ.

Như bạn có thể thấy, hầu hết các đối thủ cạnh tranh của bạn đã bắt đầu sử dụng các giải pháp công nghệ cho doanh nghiệp. Nhưng đừng nản lòng, vì theo thống kê gần đây, 81% doanh nghiệp nhỏ vẫn chưa tận dụng tối đa công nghệ. Và đó chính là cơ hội để bạn có thể chiếm thế thượng phong.

Các doanh nghiệp nhỏ áp dụng công nghệ đã chứng minh được:

• Nhân đôi doanh thu trên mỗi nhân viên
• Đạt được mức tăng trưởng doanh thu hàng năm khoảng 4 lần
• Tăng gấp ba khả năng tạo thêm việc làm trong năm tiếp theo

Bây giờ, hãy xem xét tất cả những điều trên, hãy tập trung vào một số yếu tố quan trọng của một doanh nghiệp nhỏ cũng như các sản phẩm kỹ thuật số và giải pháp CNTT tốt nhất dành cho các doanh nghiệp có khả năng nâng cao chức năng của mình.

12 giải pháp công nghệ hàng đầu dành cho doanh nghiệp nhỏ để khai thác chuyển đổi kỹ thuật số

1. Phần mềm không mã (No-Code)

Vào thời điểm nhiều công ty đang chuyển sang hoạt động từ xa, no-code là giải pháp dành cho người dùng có ít hoặc không có nền tảng kỹ thuật để tham gia vào quá trình chuyển đổi kỹ thuật số. Hầu hết các ứng dụng no-code đều sử dụng các công cụ kéo - thả và trình soạn thảo WYSIWYG (những gì bạn thấy là những gì bạn nhận được). Trong khi đó, các công cụ tự động hóa quy trình kinh doanh và quản lý quy trình làm việc sử dụng no-code bots để hợp lý hóa các tác vụ thủ công thông thường.

Chúng ta có thể thấy nhu cầu về kỹ năng không cần viết mã ngày càng tăng vì họ không cần nhiều thời gian để thành thạo. Một khóa học bao gồm những điều cơ bản về không cần viết mã có thể mất vài giờ để hoàn thành. Không có quy tắc nào dân chủ hóa việc phát triển phần mềm và tăng tốc độ hoạt động trong các tổ chức. Các nhà phân tích kinh doanh, quản trị viên CRM và nhà tiếp thị có thể xây dựng ứng dụng và tự động hóa quy trình công việc để phù hợp với nhu cầu kinh doanh của họ.

Ví dụ: giải pháp tự động hóa quy trình làm việc tài liệu tất cả trong một của airSlate cho phép người dùng thiết lập quy trình làm việc không cần mã hoàn toàn tự động được thiết kế để phù hợp với trường hợp sử dụng hoặc ngành cụ thể. Với airSlate, doanh nghiệp có thể tạo và tự động hóa quy trình làm việc từ đầu đến cuối, tự động hóa việc tạo tài liệu và quản lý hợp đồng, hợp lý hóa quy trình kinh doanh với Bot không cần mã, v.v.

2. Trang web doanh nghiệp

Trang web là cửa ngõ dẫn đến công ty của bạn trên môi trường mạng. Để bắt đầu hành trình của mình trên website bằng cách bắt đầu xây dựng một trang web. Bất kể bạn làm gì trên web, cho dù đó là hoạt động truyền thông xã hội hay quảng cáo, trang web doanh nghiệp của bạn đều đóng một vai trò quan trọng.

WordPress là một hệ thống quản lý nội dung (CMS) được sử dụng bởi nhiều trang web trên internet. Nếu bạn đang tìm kiếm một trang web kinh doanh đơn giản với giao diện dễ sử dụng nhưng có kiến thức kỹ thuật hạn chế thì WordPress sẽ là nền tảng trang web lý tưởng cho bạn.

Mặt khác, một số CMS khác cung cấp các dịch vụ tương tự như WordPress, chẳng hạn như Wix, Drupal, Shopify, Squarespace, .v.v... Đối với một số ngành, những nền tảng này hiệu quả hơn nhiều so với WordPress. Vì vậy, hãy thoải mái thẩm định và khám phá xem cái nào phù hợp với nhu cầu của bạn.

3. Quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và tự động hóa tiếp thị

Không có gì bí mật rằng khách hàng tạo nên một doanh nghiệp nó như thế nào. Do đó, việc duy trì sự tương tác vững chắc với họ là rất quan trọng. Đó là lúc quản lý quan hệ khách hàng (CRM) và tự động hóa tiếp thị phát huy tác dụng. Mọi người thường nhầm lẫn các thuật ngữ này nhưng chúng biểu thị những thứ khác nhau.

CRM là một cơ chế theo dõi các đầu mối kinh doanh, khách hàng tiềm năng và nhóm khách hàng. Mặt khác, tự động hóa tiếp thị theo dõi tất cả các tương tác của khách hàng, chẳng hạn như các trang đã được truy cập trên website của công ty và những email nào đã được mở. Bằng cách kết hợp cả hai điều này, doanh nghiệp có thể xác định nhu cầu và sở thích của khách hàng và tìm ra cách đáp ứng chúng.

Có rất nhiều giải pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ cung cấp khả năng tự động hóa tiếp thị và CRM trong một gói, giúp cắt giảm đáng kể chi phí. Việc quản lý các giải pháp công nghệ kinh doanh này có thể là một thách thức nếu không nắm vững các kỹ năng tự động hóa. Việc có các quản trị viên CRM lành nghề trong tổ chức của bạn sẽ đảm bảo việc triển khai và vận hành trơn tru các công nghệ kinh doanh đổi mới này. Hãy xem xét kỹ hơn các phần mềm như Vtiger, Zoho, Leadsquared, Basecamp, Bitrix 24, Insightly, Clarizen,... là lý tưởng. Đây chủ yếu là các nền tảng dựa trên đám mây cung cấp khách hàng tiềm năng, giao dịch, quản lý dự án và các chức năng khác.

Bạn có thể lưu thông tin liên hệ của khách hàng và sử dụng quy trình làm việc tự động với mức giá phù hợp với túi tiền. Các giải pháp CNTT cụ thể dành cho doanh nghiệp nhỏ cũng cho phép thực hiện cuộc gọi và gửi email tới khách hàng tiềm năng thông qua thẻ hồ sơ của họ. Bằng cách này, thật dễ dàng để theo dõi các tương tác của bạn với một khách hàng tiềm năng cụ thể. Hầu hết các ứng dụng được đề cập ở trên đều cung cấp phiên bản miễn phí với các tính năng bị hạn chế.

Để đưa việc quản lý quan hệ khách hàng của bạn lên một tầm cao mới, bạn có thể sử dụng nền tảng như Podium để thu thập phản hồi của khách hàng. Đánh giá của khách hàng sẽ giúp bạn xây dựng sự công nhận và uy tín thương hiệu. Hơn nữa, bạn có thể thu hút khách hàng tiềm năng bằng lời chứng thực của những khách hàng đã hài lòng với bạn.

4. Hợp tác nhóm

Để mở rộng quy mô kinh doanh, một mảnh ghép khác mà bạn cần giải quyết là hợp lý hóa hoạt động cộng tác để tận dụng tối đa nhân viên của mình. Về mặt này, Asana, Notion và Slack là một số công cụ quản lý dự án tốt nhất cũng được sử dụng để cải thiện sự hợp tác nhóm và quản lý tác vụ.

Đây được coi là các sản phẩm SaaS (Phần mềm dưới dạng dịch vụ) giúp các nhóm thiết kế dự án, chia sẻ nhiệm vụ dự án giữa các nhóm, đặt ra thời hạn, theo dõi tiến độ và chia sẻ ý tưởng giúp họ thực hiện nhiệm vụ của mình. Việc các doanh nghiệp nhỏ sử dụng các dịch vụ, chẳng hạn như monday.com hoặc các dịch vụ tương tự khác, để tạo ra một môi trường làm việc từ xa liền mạch và hợp tác là điều rất phổ biến. Tại đây, bạn có thể đọc thêm về cách quản lý và theo dõi dự án của mình bằng công cụ quản lý công việc của monday.com.

5. Chữ ký điện tử

Việc sử dụng chữ ký điện tử đã tăng lên trong thập kỷ qua do sự gia tăng sử dụng điện thoại thông minh và máy tính bảng. Đại dịch COVID-19 đã góp phần làm tăng nhu cầu về Chữ ký điện tử giữa các nhóm và công ty thuộc mọi quy mô. Theo nghiên cứu về chữ ký điện tử của airSlate, số lượng doanh nghiệp áp dụng chữ ký điện tử đã tăng 50% do đại dịch.

Các doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng chữ ký điện tử cho nhiều mục đích khác nhau:

• Phê duyệt một thỏa thuận hoặc hợp đồng;
• Để xác thực một tài liệu;
• Ký các tài liệu từ xa thay mặt người khác;
• Để thực hiện mua hàng trực tuyến và hơn thế nữa.

Số lượng các tổ chức áp dụng Chữ ký điện tử vào năm 2023 đang tăng lên nhanh chóng, điều đó có nghĩa là ngày càng có nhiều người sử dụng chúng cho nhu cầu kinh doanh hàng ngày của họ. May mắn thay, thị trường chữ ký điện tử cung cấp nhiều giải pháp dành cho doanh nghiệp nhỏ, với mức giá hợp lý.

6. Đề xuất kinh doanh

Xác định thị trường mục tiêu của bạn là một chuyện. Thuyết phục họ mua sản phẩm của bạn lại là chuyện khác. Nếu bạn muốn có được khách hàng trả tiền, bạn phải viết những đề xuất thuyết phục và hấp dẫn.

Việc thuê một người tận tâm để đưa ra các đề xuất kinh doanh có thể tốn rất nhiều tiền và đôi khi, người này có thể không mang lại kết quả mà bạn cần.

Thay vào đó, bạn có thể sử dụng các ứng dụng như Đề xuất tốt hơn, PandaDoc, Qwilr, Đề xuất hoặc thậm chí các công cụ viết quảng cáo như Jasper AI. Hầu hết phần mềm này đều thân thiện với người dùng và cung cấp các mẫu đề xuất chuyên nghiệp. Ngoài ra, những công cụ này sẽ mang lại cho đề xuất của bạn vẻ ngoài hấp dẫn mà nó xứng đáng có được.

7. Truyền thông xã hội và quảng cáo

Mục tiêu của bạn có phải là tăng doanh thu và khách hàng thông qua nhận thức về thương hiệu không? Sau đó, bạn nên đặt mình ra ngoài đó và quảng cáo. Mặc dù truyền miệng và cung cấp trải nghiệm hoặc sản phẩm tốt nhất có thể là lý tưởng nhưng việc phát triển các hoạt động truyền thông xã hội có thể là bước khởi đầu tuyệt vời trước khi thuê một công ty tiếp thị. May mắn thay, hiện nay chúng ta có các đại lý quảng cáo kỹ thuật số hoạt động tốt hơn và mang lại kết quả tốt hơn quảng cáo truyền thống.

Ngày nay, chúng ta có quảng cáo Google, quảng cáo Facebook, quảng cáo Bing và mạng xã hội. Các dịch vụ này có đủ nguồn lực để truyền bá thông điệp thương hiệu của bạn tới hàng triệu người trong vòng vài phút. Không chỉ vậy, họ còn có thể giúp bạn nhắm mục tiêu và nhắm mục tiêu lại đối tượng dựa trên sở thích của bạn. Quả thực, so với quảng cáo truyền thống, phương pháp của họ tiết kiệm chi phí hơn.

8. Kế toán tổng hợp

Mặc dù không phải tất cả chúng ta đều là kế toán viên chuyên nghiệp được chứng nhận nhưng có rất nhiều phần mềm kế toán đáng tin cậy hiện có. Một số trong số đó bao gồm QuickBooks, FreshBooks, Wave Accounting và AccountingEdge. Việc đưa các loại công nghệ dành cho doanh nghiệp nhỏ này vào kho công nghệ của bạn có thể là điều cần thiết. Nếu bạn muốn tiến xa hơn với hoạt động kế toán của mình, phần mềm tự động hóa AP như Rewardworks sẽ hợp lý hóa và đơn giản hóa toàn bộ quy trình thanh toán tài khoản, giúp công ty của bạn quản lý hóa đơn và thanh toán một cách hiệu quả.

Với các giải pháp phần mềm dành cho doanh nghiệp nhỏ được đề cập ở trên, bạn có thể theo dõi doanh thu và chi tiêu của mình với sự hỗ trợ của các báo cáo tài chính cập nhật, ngay cả khi bạn đang sử dụng thứ gì đó đơn giản như iPad dành cho doanh nghiệp. Những báo cáo này có thể được chuẩn bị nhanh chóng nếu bạn liên kết tài khoản ngân hàng của mình. Một số trong số chúng cũng giúp bạn theo dõi hàng tồn kho của mình.

9. Phần mềm tính lương

Một trong những điều bạn không bao giờ nên coi thường là lương của nhân viên được trả đúng hạn. Bạn cũng sẽ cần phải khấu trừ thuế của họ và trả cho họ. Có rất nhiều phần mềm tính lương dành cho các doanh nghiệp nhỏ cung cấp khả năng thanh toán thuế và tiền lương tự động mà không gặp rắc rối. Những loại hệ thống này có hiệu quả trong việc quản lý hàng trăm nhân viên và lưu trữ thông tin chi tiết về nhân viên của họ cũng như dữ liệu tiền lương trước đó được sử dụng trong quá trình thực hiện thanh toán.

Họ cũng có thể cung cấp một số tính năng nhân sự bổ sung, như thư mời làm việc, sơ đồ tổ chức, theo dõi PTO và giới thiệu nhân viên. May mắn thay, một số công nghệ kinh doanh kỹ thuật số này được cung cấp miễn phí. Ví dụ về dịch vụ thuê ngoài trả lương cho các công ty nhỏ bao gồm Onpay, Gusto, Paychex Flex, Rippling, Paycor, v.v.

10. Bảo mật công nghệ thông tin

Nguy cơ bị hack đối với các công ty thu thập dữ liệu khách hàng nhạy cảm luôn hiện hữu. Do đó, chủ doanh nghiệp phải đảm bảo dữ liệu này luôn được an toàn. Có rất nhiều công nghệ thông tin dành cho các doanh nghiệp nhỏ cung cấp dịch vụ bảo mật cấp cao và đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu bạn thu thập trên web.

Công nghệ kinh doanh này bao gồm ESET Smart Security, Malwarebytes for Business, End-User Endpoint Security, Webroot Business Endpoint Protection và nhiều lựa chọn thay thế khác. Đối với bảo mật thiết bị di động cho các công ty nhỏ, không cần phải quá cầu kỳ và chuyển sang điện thoại nắp gập để bảo mật khi có một số dịch vụ VPN khả thi có sẵn cho mục đích bảo mật và ẩn danh.

11. Quản lý hợp đồng

Hiện nay có một số công nghệ kinh doanh tự động hỗ trợ quản lý hợp đồng hiệu quả . Một số trong số chúng bao gồm airSlate, DocuSign, Eversign, Adobe Sign, SignRequest, .v.v... Hầu hết trong số họ cung cấp các giải pháp phần mềm doanh nghiệp nhỏ nhanh chóng, đáng tin cậy để gửi, ký và phê duyệt tài liệu tại văn phòng và từ xa. 

Các giải pháp phần mềm quản lý hợp đồng cũng có các mẫu có thể tái sử dụng, hướng dẫn ký kết, xử lý thanh toán, thông báo và lưu trữ hồ sơ. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng các biểu trưng và chủ đề màu sắc tùy chỉnh để sửa đổi email hợp đồng . Tùy thuộc vào phần mềm bạn chọn, có thể có các biểu mẫu thông minh với các gói tùy chỉnh có sẵn để bạn sử dụng khi soạn thảo hợp đồng.

Bạn có thể cần dành chút thời gian để nghiên cứu cái phù hợp nhất với mình. Chọn một tài khoản thân thiện với người dùng cho tất cả các bên tham gia vào quá trình ký và có thể sử dụng được trên trình duyệt và thiết bị.

12. Gắn kết xã hội và xây dựng cộng đồng

Mọi doanh nghiệp đều cần truyền tải thông điệp của mình đến với khách hàng. Do đó, phương tiện truyền thông xã hội đã trở thành một công cụ không thể thiếu mà các doanh nghiệp sử dụng để xây dựng mối quan hệ chất lượng với khách hàng, khách hàng tiềm năng và khách hàng tiềm năng của họ.

Vào năm 2021, 75% Gen Z và 48% Millennials đưa ra quyết định chi tiêu dựa trên những gì họ thấy khi tương tác với các thương hiệu trên mạng xã hội. Điều thú vị là không có doanh nghiệp nào quá lớn hay quá nhỏ để khai thác sức mạnh của mạng xã hội. 

Để thu hút được sự chú ý trên mạng xã hội và xây dựng một cộng đồng vững mạnh, bạn cần lập kế hoạch và lên lịch cho nội dung trên mạng xã hội của mình. Một số công nghệ kinh doanh có thể giúp bạn thực hiện những điều này bao gồm HootSuite và Buffer. Cả hai đều là công cụ lập kế hoạch hiệu quả giúp các hoạt động truyền thông xã hội của bạn dễ dàng và hiệu quả hơn.

Mở rộng mô hình kinh doanh nhờ công nghệ

Với tư cách là chủ doanh nghiệp đang muốn phát triển, bạn sẽ cần áp dụng các công nghệ dành cho doanh nghiệp nhỏ phù hợp với mô hình hoạt động của mình. Tin vui là bạn không cần đầu tư riêng vào từng công nghệ trên. Việc chọn một giải pháp tổng thể bao gồm hệ thống công nghệ kinh doanh mà bạn cần có thể giúp bạn cắt giảm chi phí và đạt được kết quả tốt nhất.

Tất nhiên, danh sách các ví dụ về công nghệ kinh doanh trong bài viết này chưa phải là cuối cùng. Tuy nhiên, việc áp dụng một số trong số chúng sẽ giúp bạn có vị thế tốt hơn để cạnh tranh và mở rộng quy mô trong ngành của mình.

Nguồn: airSlate