5S là chương trình tiêu biểu của triết lý Kaizen được áp dụng hiệu quả trong rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề. Vậy cụ thể 5S là gì mà có thể mang đến những thay đổi tích cực trong hoạt động sản xuất, kinh doanh và ngày càng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn để ứng dụng trong tổ chức của mình đến vậy. Để hiểu rõ khái niệm về quy trình 5S, lợi ích và các bước thực hiện 5S hiệu quả. Cùng chúng tôi xem ngay bài viết bên dưới.

1. Tìm hiểu về quy trình 5S

1.1. Khái niệm 5S là gì?

Khái niệm 5S bắt nguồn từ Nhật Bản nói về phương pháp tạo ra môi trường làm việc lý tưởng cho nhân viên nói riêng và cải thiện hiệu suất doanh nghiệp nói chung thông qua quản lý, sắp xếp nơi làm việc. 5S hướng đến tạo ra môi trường làm việc gọn gàng, sạch sẽ, có trật tự qua những hoạt động căn bản như sắp xếp dụng cụ làm việc đúng chỗ, giữ vệ sinh cho máy móc, thiết bị,… Một khi được làm việc trong môi trường tiện lợi, sạch đẹp sẽ giúp người lao động cảm thấy thoải mái, hứng khởi hơn, từ đó gia tăng kết quả công việc và giảm thiểu được nguồn lực, thời gian lãng phí.

Vậy S trong 5S là gì? 5S là viết tắt của 5 từ bắt đầu bằng chữ S trong tiếng Nhật và 5 chữ S này vẫn được giữ lại khi phiên dịch sang các ngôn ngữ khác với cùng tầng nghĩa, cụ thể:

1.2. Mục đích của 5S là gì?

Sau khi nắm được tiêu chuẩn 5S là gì, chúng ta cùng tìm hiểu mục đích khi áp dụng tiêu chuẩn này vào hoạt động của doanh nghiệp. 5S khi thực hiện tập trung vào môi trường làm việc và mối liên hệ giữa nhân viên với những thứ có trong môi trường đó nhằm những mục đích lớn sau:

• Thứ nhất, khuyến khích tinh thần cải tiến liên tục của mỗi nhân viên từ các khâu nhỏ nhất liên quan đến công việc của mình, qua đó nâng cao trách nhiệm với công việc và gia tăng hiệu quả đầu ra.
• Thứ hai, xây dựng tổ chức có trật tự, môi trường làm việc ngăn nắp, tinh tươm để nhân viên được hoạt động trong không gian thuận tiện, an toàn đồng thời gia tăng tính tự giác của mỗi cá nhân. Sắp xếp vật dụng đúng chỗ, phù hợp với quy trình, giữ cho góc làm việc luôn sạch sẽ,…được thực hiện thường xuyên để giảm thiểu lãng phí cũng như dần dà hình thành thói quen tốt cho cả nhân viên và doanh nghiệp.
• Thứ ba, phát huy vai trò của các cấp lãnh đạo, quản lý trong việc lên kế hoạch và triển khai quy trình 5S vào thực tế, xây dựng nền tảng để vận dụng cải tiến hữu ích vào hoạt động kinh doanh, sản xuất.

1.3. Nguồn gốc ra đời của quy trình 5S

5S là phương pháp khởi nguồn từ Nhật Bản vào khoảng đầu và giữa của thế kỷ XX, tức thời hậu chiến và nhận được sự hưởng ứng của nhiều công ty trong nước. 5S được xây dựng và áp dụng lần đầu tiên bởi hãng xe nổi tiếng thế giới – Toyota. Vào thời điểm đó, các nhà lãnh đạo của Toyota với mong muốn nâng cao hơn nữa chất lượng sản phẩm đồng thời giảm thiểu sự lãng phí, không hiệu quả tại các dây chuyền sản xuất ở công ty nên đã phát triển một hệ thống sản xuất độc quyền, gọi là “Hệ thống sản xuất của Toyota”.

Hệ thống sản xuất đặc biệt này là sự kết hợp của nhiều phương pháp nổi tiếng khác nhau như sản xuất đúng lúc (JIT), Jidoka, những khái niệm tiêu biểu liên quan đến môi trường làm việc trực quan và 5S là một trong số đó. Một nơi làm việc gọn gàng, có trật tự sẽ giúp ích nhiều trong việc vận hành quy trình sản xuất, kinh doanh; ngược lại, môi trường làm việc với thiết bị hay tài liệu bừa bộn có thể làm rối mắt, gây khó chịu, lãng phí thì giờ tìm kiếm và đôi khi gây mất an toàn. Chính vì phương thức nhìn nhận trên, 5S đã được xem như một phần trụ cột của “Hệ thống sản xuất của Toyota”, hình thành nên khái niệm 5S trong sản xuất là gì và được áp dụng thành công, lan rộng trên thế giới cho đến ngày nay.

1.4. Mối quan hệ giữa Kaizen và 5S là gì?

5S và Kaizen là hai từ thường được đặt cạnh nhau, gọi là 5S Kaizen. Vậy sự kết hợp 5S Kaizen là gì, 5S và Kaizen có mối quan hệ như thế nào, hãy cùng GOBRANDING tìm hiểu qua nội dung tiếp theo đây.

Cùng với khái niệm 5S, khái niệm Kaizen là triết lý bắt nguồn từ Nhật Bản vào năm 1950 khi các vấn đề phát sinh trong hệ thống quản lý và tình trạng thiếu hụt lao động được chính phủ cũng như ban quản lý các công ty nhận thấy. Kaizen là sự kết hợp của: Kai – (liên tục), Zen (cải tiến), có nghĩa là “cải tiến liên tục” hoặc “thay đổi để tốt hơn”.

Đều có nguồn gốc từ Nhật Bản, cả Kaizen và 5S trong sản xuất, kinh doanh trước hết cùng hướng đến mục đích chung cuối cùng là cải tiến quy trình làm việc, loại bỏ những hao phí không đáng có trong quá trình vận hành để nâng cao năng suất chung của doanh nghiệp.

Theo khía cạnh nào đó, 5S có thể được xem là một phần nằm trong Kaizen. Nếu Kaizen tập trung vào việc tích góp những cải tiến nhỏ trong các mặt để tạo nên sự thay đổi lớn, chú tâm giải quyết vấn đề ngay khi vừa phát sinh và giúp nhân viên, tổ chức có thể hoạt động bằng phương thức hiệu quả nhất thông qua cải tiến thì 5S tập trung vào việc đảm bảo sự gọn gàng, sạch sẽ, khoa học cho môi trường lao động. Kaizen tìm kiếm sự cải tiến liên tục trong tất cả các hoạt động, chuẩn hóa chúng để tạo nên phương cách làm việc hiệu quả nhất, 5S tìm kiếm những đống lộn xộn và loại bỏ chúng. 5S tạo tiền đề, tạo điều kiện thuận lợi để tiến hành Kaizen và chính 5S cũng là một phần trong Kaizen khi hình thành sự cải tiến trong ý thức và môi trường làm việc chung.

Với sự tương tác và hỗ trợ tích cực cho nhau, khi hiểu được 5S, Kaizen hay 5S Kaizen là gì đồng thời đảm bảo được độ chính xác của các bước thực hiện, doanh nghiệp có thể triển khai song song 5S và Kaizen để mang lại hiệu quả tối ưu nhất cho mình.

2. Lợi ích của 5S trong sản xuất và kinh doanh là gì?

Hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh bị giảm sút có thể bắt nguồn từ nhiều vấn đề, trong đó điều kiện làm việc là khía cạnh mà các công ty không nên xem nhẹ để khắc phục được vấn đề sớm nhất. Môi trường làm việc tại công ty, nhà xưởng thường phải đối mặt với những rào cản như không đảm bảo vệ sinh, vật dụng bừa bãi, nhân viên chán nản, thiếu ý thức,…và rất nhiều điều khác có thể phát sinh nếu môi trường không đảm bảo.

Khi đó, phương pháp thích hợp nhất để khắc phục những trở ngại đau đầu này cho cả doanh nghiệp và nhân viên chính là áp dụng liền tay 5S trong sản xuất và kinh doanh. Lợi ích của 5S không dành riêng cho cá nhân nào, lợi ích của 5S là dành cho tất cả mọi người.

2.1. Lợi ích của 5S đối với doanh nghiệp

• Nâng cao hiệu quả/năng suất sản xuất, kinh doanh.
• Xây dựng môi trường làm việc hiệu quả, chuyên nghiệp, lành mạnh.
• Giảm thiểu lãng phí không đáng có (chi phí nhân công, thời gian tìm kiếm,…).
• Xây dựng tổ chức có kỷ luật, nề nếp.
• Mang đến nhiều cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp.

2.2. Lợi ích của 5S đối với nhân viên

• Được làm việc trong không gian gọn gàng, sạch sẽ, thoải mái và đảm bảo an toàn.
• Rèn luyện ý thức trách nhiệm, tự giác đối với công việc, đoàn kết đối với đồng nghiệp.
• Mang đến cảm giác tự hào, hứng khởi, giàu động lực cho nhân viên trong quá trình làm việc.
• Tăng thu nhập thông qua việc tăng hiệu quả đầu ra cho công ty.

3. 5 nội dung chính của tiêu chuẩn 5S là gì?

Trong khái niệm 5S có 5 nội dung chính gồm: Seiri (Sàng lọc), Seiton (Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu (Săn sóc), Shitsuke (Sẵn sàng). Cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết qua nội dung dưới đây.

3.1. Seiri – Sàng lọc

Sàng lọc là bước đầu tiên trong quy trình 5S, mục tiêu sàng lọc là giữ lại những thứ cần và lưu trữ, loại bỏ những thứ không cần thiết trong môi trường làm việc. Hiểu đơn giản, sàng lọc được tiến hành theo nguyên tắc “Đừng giữ lại những thứ tổ chức không cần”.

Đầu tiên, tiến hành quan sát và xác định những vật dụng không cần tại khu vực làm việc riêng và không gian làm việc chung. Với những vật dụng có thể xác nhận ngay là  không cần thiết, tiến hành loại bỏ tức thì bằng cách lưu kho, chuyển sang khu vực khác hoặc tái chế, vứt bỏ. Để giúp ích và đẩy nhanh thời gian cho bước này, người trực tiếp sử dụng có thể trả lời cho các câu hỏi dưới đây:

• Mục đích sử dụng của vật dụng này là gì?
• Ai là người cần sử dụng vật dụng này?
• Vật dụng này bao lâu sử dụng một lần?
• Thời điểm gần nhất sử dụng vật dụng này là khi nào?
• Vật dụng này có cần thiết phải có mặt ở đây hay không?

Nếu sau khi trả lời những câu hỏi trên vẫn chưa thể quyết định được giữ lại hay loại bỏ, chúng ta chuyển đến bước áp dụng phương pháp gắn “thẻ đỏ” (red tagging). Với phương pháp này, vật dụng đang trong quá trình cân nhắc sẽ được gắn một tấm thẻ với thông tin gồm: vị trí, chức năng, người sử dụng, ngày được dán thẻ. Sau khoảng 1-2 tháng (có thể đặt chuông báo trên điện thoại hoặc lịch điện tử), quay lại kiểm tra vật dụng đã dán thẻ, nếu nhận thấy vẫn không cần dùng đến thì tiến hành loại bỏ khỏi không gian làm việc.

Ví dụ: Loại bỏ những vật dụng đã gỉ, mòn hoặc tiến hành di dời, lưu trữ những tài liệu cũ vào phòng lưu trữ.

3.2. Seiton – Sắp xếp

Sau khi sàng lọc được những thứ cần thiết, bước tiếp theo chính là sắp xếp chúng sao cho trật tự, khoa học nhất để thuận tiện cho quá trình làm việc. Để có sự sắp xếp thông minh, bạn cần dựa vào không gian bố trí của khu vực, tần suất sử dụng vật dụng và kế hoạch công việc cần làm có liên quan.

Những thứ cần sắp xếp còn lại là thứ vẫn cần dùng trong thời gian tới, vì vậy cần cân nhắc vị trí đặt để sao cho hiệu quả. Trong quá trình sắp xếp, bạn nên thảo luận với đồng nghiệp của mình để cùng nhau đưa ra ý kiến và thống nhất cách thức. Thông thường, cách sắp xếp sẽ theo nguyên tắc sau: vật dụng nào thường dùng thì sẽ được bố trí gần với người sử dụng, vật ít dùng thì có thể bố trí xa hơn; những vật nặng sẽ để ở phía dưới, vật nhẹ sẽ đặt phía trên.

Sau khi đã thống nhất cách sắp xếp, bước cuối cùng là lập ra danh sách những vật dụng sắp xếp và sơ đồ vị trí của chúng, ghi chú càng cụ thể về vị trí càng tốt để trong trường hợp quên hoặc có người mới tham gia vào thì vẫn đảm bảo tìm được vật dụng một cách nhanh chóng.

Ví dụ: Sắp xếp các thư mục trong máy tính một cách có hệ thống, những nội dung giống nhau thì để cùng thư mục hoặc sắp xếp các phụ tùng xe theo từng mẫu xe.

3.3. Seiso – Sạch sẽ

Môi trường làm việc sạch sẽ, đảm bảo vệ sinh sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy thoải mái, sảng khoái khi làm việc, từ đó tạo nên hiệu quả cho công việc thực hiện. Seiso (sạch sẽ) tập trung vào việc giữ gìn cho khu vực làm việc không bị lấm bẩn, lộn xộn thông qua việc dọn dẹp, lau chùi thường xuyên vật dụng và không gian.

Công việc dọn dẹp cần được thực hiện hàng ngày, thường xuyên để đảm bảo mỗi ngày đi làm, nhân viên sẽ luôn được hoạt động trong điều kiện môi trường sạch sẽ. Bên cạnh việc vệ sinh, Seiso còn đề cập đến việc thường xuyên kiểm tra và bảo trì các thiết bị, máy móc làm việc để sớm phát hiện hỏng hóc và sửa chữa kịp thời.

Cần lưu ý, trách nhiệm của bước vệ sinh này không chỉ thuộc về các nhân viên lao công mà thuộc về toàn thể người của tổ chức. Mỗi cá nhân cần có ý thức tự giác dọn dẹp nơi làm việc của mình, không nên ỷ lại để nâng cao tinh thần chủ động và gắn bó với đồng nghiệp, công ty.

Ví dụ: Nhân viên văn phòng dọn dẹp bàn làm việc, lau chùi máy tính trước khi tan ca hoặc công nhân làm sạch dụng cụ lao động của mình sau khi sử dụng.

3.4. Seiketsu – Săn sóc

Seiketsu – Săn sóc nói đến việc duy trì 3 chữ S đã đề cập bên trên gồm Seiri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp) và Seiso (sạch sẽ) được thực hiện đều đặn và hiệu quả. Trong giai đoạn đầu áp dụng 3 chữ S đầu tiên, mọi thứ có thể diễn ra suôn sẻ, nhân viên thực hiện tốt và định kỳ, tuy nhiên theo thời gian sẽ khó tránh khỏi việc xao nhãng, thực hiện sai lệch nếu như không có cách thức duy trì, và chính những lỗ hổng trong quy trình thực hiện sẽ đưa doanh nghiệp quay lại vạch xuất phát ban đầu. Để thực hiện tốt việc săn sóc, cần đặt ra những tiêu chuẩn đánh giá để các quy trình đó có thể thực hiện bài bản mọi lúc mọi nơi.

Ví dụ: Lắp đặt những bảng biểu, hình ảnh hướng dẫn các bước thực hiện 5S trong văn phòng hoặc nhà máy để nhân viên dễ dàng tham khảo và thực hiện chính xác các bước.

3.5. Shitsuke – Sẵn sàng

Sau khi đã triển khai các bước sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ và bảo đảm việc duy trì các bước trên thông qua săn sóc, thì Shitsuke (sẵn sàng) nhằm mục tiêu hình thành thói quen và tạo nên ý thức tự giác cho nhân viên trong tổ chức đối với việc thực hiện quy trình 5S. Các nhân viên luôn trong tâm thế sẵn sàng chăm sóc cho môi trường làm việc của mình mà không cần cấp trên hay người giám sát nhắc nhở, định hướng áp dụng quy trình 5S trong dài hạn, qua đó góp phần hình thành văn hóa, nề nếp của tổ chức.

Ví dụ: Có những buổi triển khai, định hướng quy trình 5S cho nhân viên và khuyến khích tinh thần tự giác, chủ động thực hiện của họ.

4. Các bước thực hiện 5S trong sản xuất và hoạt động doanh nghiệp

Để triển khai quy trình 5S trong sản xuất và kinh doanh, doanh nghiệp cần có các bước chuẩn bị từ việc lên kế hoạch, đào tạo cho đến duy trì. Chúng tôi sẽ giới thiệu đến bạn các bước thực hiện qua nội dung dưới đây.

4.1.  Bước 1: Lập kế hoạch và lộ trình hành động

Trước khi triển khai chương trình 5S trong doanh nghiệp, ban lãnh đạo, các cấp quản lý cần họp bàn thảo luận để xây dựng nên kế hoạch, lộ trình thực hiện cụ thể nhằm đảm bảo việc áp dụng được thực hiện hợp lý và có hiệu quả. Vì quy trình 5S có liên quan đến toàn bộ tổ chức nên doanh nghiệp cần thông tin để nhân viên các cấp nắm rõ được tiêu chuẩn 5S trong sản xuất là gì, trong kinh doanh là như thế nào, định hướng, mục tiêu và nội dung của quy trình, tránh tình trạng mơ hồ trong nội bộ.

Để hạn chế tranh cãi và nhận được sự thống nhất thực hiện của mọi người, doanh nghiệp có thể thực hiện khảo sát về thái độ, ý muốn, phản ứng của nhân viên đối với phương hướng áp dụng tiêu chuẩn 5S. Lưu ý rằng việc áp dụng 5S ảnh hưởng đáng kể đến thói quen, cảm nhận của nhân viên trong quá trình lao động nên các khảo sát sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra điều chỉnh phù hợp kịp thời.

Để chuẩn bị cho lộ trình hành động, doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh nên xây dựng kế hoạch càng chi tiết càng tốt và nên bao gồm tiến độ đo lường dự kiến, ngoài ra có thể thành lập một đội 5S riêng với vai trò chính là quản lý việc thực hiện các “S” trong tổ chức.

4.2. Bước 2: Đào tạo và hướng dẫn thực hiện

Đối với mỗi cá nhân tham gia thực hiện 5S trong sản xuất, kinh doanh, cần đảm bảo họ nắm được cách thực hiện 5S cùng ý nghĩa của chương trình này đối với bản thân và tổ chức. Chỉ khi hiểu ý nghĩa và cảm nhận được giá trị của việc mình sẽ làm, nhân viên mới tìm thấy động lực và gia tăng tinh thần trách nhiệm.

Đặt ra kết quả kỳ vọng khả thi, mục đích thực tiễn cuối cùng sau khi thực hiện chương trình để mọi người cùng quyết tâm hướng đến và không tạo cảm giác hoang mang. Ngoài ra, kết quả kỳ vọng này cần có sự đảm bảo của những cá nhân liên quan để tăng thêm tính cam kết và độ uy tín đối với việc thực hiện 5S.

Nâng cao tinh thần cải tiến, đoàn kết cùng nhau tìm hiểu và giải quyết nguồn gốc khi vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai quy trình 5S thay vì đổ lỗi, sai khiến, ra lệnh cho người khác.

4.3. Bước 3: Triển khai thực hiện quy trình 5S

• Seiri – Sàng lọc: Phân loại các vật dụng, xác định độ cần thiết, giữ lại, lưu trữ những vật dụng cần dùng, còn lại loại bỏ bằng cách tái chế, vứt đi,…
• Seiton – Sắp xếp: Sắp xếp những vật dụng được giữ lại theo công dụng, đặt để ở những vị trí thuận tiện cho việc sử dụng, có ghi chú cho vị trí và số lượng rõ ràng.
• Seiso – Sạch sẽ: Hình thành thói quen giữ gìn vệ sinh cho không gian và dụng cụ làm việc tự giác mỗi ngày.
• Seiketsu – Săn sóc: Đảm bảo 3S “Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ” được thực hiện đúng cách và duy trì liên tục bởi mọi người trong tổ chức.
• Shitsuke – Sẵn sàng: Đảm bảo các cá nhân liên quan hiểu cặn kẽ lợi ích và mục đích của việc áp dụng 5S, từ đó luôn trong tâm thế sẵn sàng, tự giác thực hiện các bước mọi lúc mọi nơi.

4.4. Bước 4: Đánh giá và cải tiến quy trình 5S

Khi việc triển khai 5S đã đi vào khuôn khổ, doanh nghiệp không nên xao nhãng mà cần tiếp tục cải tiến quy trình thông qua đánh giá kết quả đầu ra đạt được. Từ kết quả, xác định và phân tích những khía cạnh thực hiện tốt, tạo nên thành tích và lấy đó làm chuẩn cho những lần thực hiện tiếp theo.

Quá trình đánh giá, cải tiến ở đây không chỉ khoanh vùng trong nội bộ mà còn cần học hỏi, quan sát bên ngoài từ các doanh nghiệp đã, đang áp dụng chương trình 5S trong sản xuất, kinh doanh. So sánh về quy mô, đối chiếu về ưu, nhược điểm và rút kinh nghiệm cho chính doanh nghiệp của mình để thực hiện 5S được tối ưu hơn trong tương lai.

4.5. Bước 5: Duy trì thực hiện quy trình 5S

Bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quy trình triển triển khai 5S chính là duy trì thực hiện. Biến việc thực hành 5S trở thành thói quen của mỗi nhân viên và là một phần trong văn hóa doanh nghiệp để quy trình này được tiếp nối mọi lúc mọi nơi bằng một tinh thần sẵn sàng, tự giác.

Đối chiếu kết quả kỳ vọng với kết quả đạt được trong thực tế, tuyên dương những thành tích tốt đã đạt được và lấy đó làm động lực để duy trì việc thực hành. Đặc biệt, cần đảm bảo các bước thực hiện 5S được thực hành đúng, đủ, có tính kế thừa để việc duy trì trở nên có ý nghĩa.

5. Những điều cần biết về ứng dụng thực tiễn quy trình 5S

5.1. Doanh nghiệp nào nên thực hiện quy trình 5S?

Một môi trường làm việc lành mạnh, khoa học, hiệu quả cho nhân viên nhằm loại bỏ hao phí và gia tăng hiệu quả, hiệu suất luôn là mục đích mà mọi doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh hướng tới. Vậy nên đáp án cho câu hỏi doanh nghiệp nào nên thực hiện quy trình 5S chính là mọi doanh nghiệp có mong muốn cải tiến môi trường làm việc của tổ chức, muốn cắt giảm tối đa lãng phí về thời gian, chi phí không phân biệt lĩnh vực, ngành nghề.

Một số dấu hiệu gợi ý cho việc đã đến lúc doanh nghiệp nên áp dụng 5S có thể kể đến như sau:

• Số lượng vật dụng, thiết bị,… không cần thiết trong tổ chức quá nhiều và lộn xộn.
• Mất nhiều thời gian để tìm kiếm tài liệu, đồ dùng cần thiết cho công việc hằng ngày, tốn chi phí cho việc làm mới, vay mượn nếu không tìm thấy.
• Khu vực làm việc bụi bẩn, không được vệ sinh thường xuyên, không đảm bảo an toàn cho sức khỏe và gây khó chịu.
• Nhân viên thiếu tinh thần tự giác, đoàn kết trong lao động.

5.2. Đối tượng nào cần tham gia vào quy trình 5S?

Khi đã xác định thực hiện quy trình 5S trong tổ chức thì đối tượng tham gia không chỉ gói gọn ở ban quản lý hay ở nhân viên từng phòng ban, mà đối tượng ở đây là toàn bộ người trong doanh nghiệp không kể cấp bậc. Bởi môi trường làm việc trong tổ chức là của chung và lợi ích của 5S hướng đến tất cả mọi người thông qua việc giữ gìn môi trường làm việc ngăn nắp, sạch sẽ nên ai cũng cần có trách nhiệm và chung tay thực hiện.

Có thể trong các khâu triển khai, sẽ có những cá nhân nắm giữ vai trò quan trọng hơn một chút như chỉ huy, điều phối, giám sát thực hiện, nhưng tổng kết lại, mỗi người đều có vai trò dù lớn dù nhỏ trong việc ứng dụng quy trình 5S, nên cần thay đổi tư duy làm việc và xem nó như thói quen trong công việc thường ngày.

Một điểm cần lưu ý khác về đối tượng tham gia chính là cấp bậc lãnh đạo, quản lý. Bởi “thượng bất chính, hạ tất loạn”, lãnh đạo không nghiêm túc thực hiện sẽ khiến cho cấp dưới lộn xộn, bất nghiêm, ngược lại, khi những người nắm giữ vai trò chủ chốt, đầu não trong doanh nghiệp chấp hành tốt quy trình thì nhân viên bên dưới sẽ xem đó là gương và noi theo.

5.3. Ví dụ thực tiễn trong việc ứng dụng 5S trong doanh nghiệp

Toyota – Công ty xe hơi hàng đầu Nhật Bản và nổi tiếng thế giới, đã triển khai bước đầu tiên trong 5S – Seiri (sàng lọc) bằng cách yêu cầu nhân viên lọc ra tất cả những thứ không cần thiết tại nơi làm việc, dọn sạch những đống lộn xộn gồm linh kiện hỏng, tài liệu không còn giá trị, sản phẩm lỗi, giấy gói hàng,… để giải phóng không gian làm việc.

Tiếp đến là Seiton (sắp xếp) các bộ phận, linh kiện còn lại theo công dụng, theo dòng xe để dễ dàng tìm kiếm, hoạt động này được tiến hành trên tinh thần “Đồ vật nào cũng có vị trí của riêng nó” – câu nói ưa thích của ông chủ Toyota – Sakichi Toyoda.

Đến với bước Seiso (sạch sẽ), các nhân viên của hãng được phân công lau chùi, dọn dẹp các vật dụng sau khi sử dụng và toàn bộ khu vực làm việc sau mỗi ngày hoạt động, từ đó tạo lập nên thói quen dọn dẹp thường xuyên.

Toyota thực hiện bước Seiketsu (săn sóc) bằng cách lắp đặt hệ thống biển báo, chỉ dẫn các bước của 5S để nhân viên làm theo, những nhân viên mới vào cũng sẽ được giới thiệu và hướng dẫn thực hành.

Cuối cùng với bước Shitsuke (sẵn sàng), giá trị của việc thực hiện 5S sẽ được các cấp quản lý phổ biến cặn kẽ đến nhân viên qua những buổi họp bàn riêng cho chủ đề này. Qua việc trao đổi và hiểu đúng, nhân viên sẽ dễ dàng tìm thấy động lực và gia tăng tính chủ động, trách nhiệm đối với các bước của quy trình 5S.

6. Các yếu tố làm nên thành công của quy trình 5S trong doanh nghiệp

Ứng dụng 5S trong doanh nghiệp là một hành trình dài, hướng tới mục tiêu dài hạn nên doanh nghiệp đã hoặc đang có ý định triển khai đều phải lưu tâm đến mỗi khâu thực hiện để đảm bảo việc ứng dụng có kết quả, tránh sai lầm và thiếu hiệu quả. Hiểu được cặn kẽ tiêu chuẩn 5S là gì và các bước thực hiện 5S là bước đệm quan trọng, nhưng bên cạnh đó doanh nghiệp cũng nên lưu tâm một số yếu tố làm nên thành công của quy trình này để có thể vận dụng hiệu quả nhất cho mình, cụ thể:

• Sự hỗ trợ đến từ cấp quản lý: Ban quản lý cần có cam kết trách nhiệm đối với tổ chức và với nhân viên để quy trình 5S được đảm bảo chất lượng trong quá trình thực hiện. Bên cạnh chức năng giám sát, chỉ huy, ban quản lý cần phải đánh giá quy trình và lắng nghe phản hồi từ phía nhân viên thường xuyên để có điều chỉnh phù hợp. Ngoài ra, ban quản lý cũng cần tạo điều kiện thuận lợi bằng cách cung cấp chỉ dẫn, công cụ, thời gian để mọi người hoàn thành nhiệm vụ của mình.
• Có sự tham khảo giữa các bộ phận: Việc tham khảo giữa các bộ phận sẽ giúp nhân viên ở các khu vực khác nhau so sánh được hiệu quả, học hỏi lẫn nhau những cải tiến trong cách thực hiện 5S. Đồng thời giúp nhân viên làm quen với môi trường có sự hiện diện của 5S ở bất kì đâu.
• Cập nhật xu hướng mới: Trong tương lai, sẽ luôn có những xu hướng, thay đổi mới về thiết bị, vật dụng, không gian làm việc, cách thức làm việc,…Với mỗi sự thay đổi này, doanh nghiệp cần nắm bắt nhanh chóng và linh hoạt điều chỉnh các tiêu chuẩn trong 5S để phù hợp với xu thế, tránh việc cứng nhắc dẫn đến lạc hậu, kém hiệu quả.
• Đánh giá kết quả định kỳ: Mục tiêu đảm bảo độ khả thi và có thể đo lường là điều cần có khi triển khai bắt kỳ hoạt động mới nào trong tổ chức. Việc đánh giá kết quả đầu ra định kỳ sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận hiện trạng, phát hiện sửa chữa những điểm còn chưa tốt và phát huy những mặt tích cực trong giai đoạn tiếp theo.
• Đo lường và phân tích hiệu suất: Nhân viên là đối tượng tham gia chính trong quá trình triển khai quy trình 5S, vậy nên việc đo lường và phân tích hiệu suất thực hiện của họ là điều cần thiết. Tiến hành tuyên dương, ghi nhận khi họ hoàn thành thành tốt nhiệm vụ để gia tăng động lực, ngược lại nếu làm chưa tốt thì cần thảo luận để tìm hiểu nguồn gốc vấn đề và khắc phục nhanh nhất có thể.

7. Kết luận

Phương pháp 5S là phương pháp tiêu biểu được lựa chọn áp dụng nhằm mang đến môi trường làm việc lành mạnh, logic để từ đó nâng cao tinh thần làm việc nhân viên, mang lại hiệu quả tốt hơn trong hoạt động kinh doanh, sản xuất. Với những chia sẻ trên đây của chúng tôi, hy vọng bạn đã có thể nắm được về khái niệm 5S là gì, lợi ích, nội dung và cách thực hiện 5S để ứng dụng vào hoạt động của doanh nghiệp và gặt hái được nhiều cải tiến, thành công trong tương lai.