Cách chuyển chữ hoa thành chữ thường và ngược lại trong Word, Excel

Hà Phương Microsoft Excel Thứ Sáu, 06/10/2023

Chuyển chữ hoa thành chữ thường và ngược lại là một tính năng có sẵn trong Word, Excel. Tính năng này giúp người dùng tiết kiệm thời gian và mang đến sự thuận tiện mỗi khi họ muốn chuyển một đoạn văn bản sang định dạng chữ hoa/chữ thường tùy ý.

Tuy nhiên, không phải ai cũng đã biết đến tính năng này. Vậy nên, trong bài viết dưới đây, sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển chữ hoa thành chữ thường trong Word, Excel với các thao tác đơn giản nhất. Mời bạn cùng tham khảo!

NỘI DUNG BÀI VIẾT

Khi nào nên sử dụng tính năng chuyển đổi chữ thường - chữ hoa?

Để viết hoa trong Word hoặc Excel, bạn cần phải bật Caps Lock hoặc nhấn giữ phím Shift rồi bấm chữ cái bạn muốn viết hoa. Tuy nhiên, cách này sẽ khiến bạn tốn nhiều thời gian để chuyển đổi qua lại giữa các phím và ảnh hưởng đến hiệu suất cũng như tốc độ soạn thảo của bạn.

Khi đó, bạn có thể tham khảo và áp dụng tính năng chuyển chữ hoa thành chữ thường hoặc ngược lại tại phần tiếp theo của bài viết để tiết kiệm thời gian và tối ưu năng suất làm việc.

Ngoài ra, hướng dẫn dưới đây còn hữu ích trong nhiều trường hợp khác nhau, chẳng hạn như:

Bạn vô tình bật phím (hoặc bị kẹp phím) Caps Lock khiến một đoạn văn bản bị viết hoa và bạn muốn đổi sang chữ thường một cách nhanh chóng.
Bạn quên bật phím (hoặc phím bị hỏng) Caps Lock để in hoa cho một đoạn văn bản nào đó và bạn muốn đổi chữ hoa thành chữ thường mà không cần phải gõ lại từng chữ.
Bạn có thói quen gõ hết nội dung rồi mới tối ưu lại hình thức của văn bản hoặc bảng tính.
Bạn cần làm nổi bật thông tin quan trọng trong đoạn văn, bảng tính bằng cách in hoa một dòng hoặc một vài câu nào đó.
…

Nhìn chung, có nhiều trường hợp bạn sẽ cần đến tính năng chuyển chữ hoa thành chữ thường hoặc ngược lại. Khi đó, bạn có thể tham khảo hướng dẫn sau:

Cách chuyển chữ hoa thành chữ thường và ngược lại trong Word

Để chuyển chữ hoa thành chữ thường và ngược lại, bạn có thể áp dụng một trong ba cách sau:

Chuyển chữ hoa thành chữ thường và ngược lại trong Word đơn giản

Bạn có thể chuyển thực hiện thao tác chuyển đổi chữ hoa – chữ thường bằng tính năng có sẵn trên Word:

Cách thực hiện

Bước 1: Bôi đen vùng văn bản bạn muốn chuyển đổi kiểu chữ. Lưu ý là bạn chỉ nên bôi vừa đủ và không bôi lan qua các ký tự trống.

Bước 2: Vào Trang đầu (Home), sau đó bấm vào biểu tượng Aa. Lúc này, bạn có thể lựa chọn một trong số các tùy chọn sau:

*Các tùy chọn chuyển đổi định dạng kiểu chữ trong Word*

Chữ hoa đầu câu: Khi áp dụng tùy chọn này, chữ cái đầu tiên ở vị trí đầu câu đều sẽ được viết hoa, còn các chữ khác sẽ ở định dạng chữ thường.
chữ thường: Tùy chọn này sẽ thay thế tất cả các chữ hoa trong câu thành chữ thường.
CHỮ HOA: Tùy chọn này cho phép bạn viết hoa tất cả các chữ cái thuộc khu vực mà bạn đã chọn.
Viết Hoa Từng Chữ: Với tùy chọn này, tất cả các chữ đều sẽ được viết hoa chữ cái đầu tiên và những chữ cái còn lại sẽ ở định dạng chữ thường.
bẬT tẮT cHỮ hOA/tHƯỜNG: Tính năng này cho phép người dùng chuyển đổi qua lại giữa hai định dạng chữ hoa và chữ thường.

Bước 3: Bây giờ, bạn chỉ cần chọn loại định dạng mà bạn muốn áp dụng cho đoạn văn. Để chuyển chữ hoa thành chữ thường, bạn chọn tùy chọn chữ thường, và ngược lại, để đổi chữ thường thành chữ hoa, bạn chọn tùy chọn CHỮ HOA.

Lưu ý

Bài viết đang sử dụng Word với ngôn ngữ tiếng Việt, nếu bạn dùng phiên bản tiếng Anh, các thao tác vẫn tương tự, chỉ là chữ viết sẽ thay đổi.

Bên cạnh đó, đối với những ai muốn áp dụng chữ hoa cho một đoạn văn, nhưng lại không thích kích thước chữ quá lớn, bạn có thể áp dụng chế độ chữ hoa nhỏ với các thao tác sau:

Đầu tiên, bôi đen phần văn bản muốn chuyển đổi.
Sau đó, bấm mục Trang đầu, ngay tại Phông chữ, bạn click vào mũi tên ở bên phải phía dưới để mở rộng hộp chọn. Hoặc, bạn cũng có thể chọn văn bản muốn đổi rồi click chuột phải và chọn Phông. Lúc này, hộp thoại Phông chữ sẽ hiển thị trên giao diện màn hình. Bây giờ, bạn chỉ cần chọn hộp kiểm Chữ hoa Nhỏ ở bên dưới phần Hiệu ứng là được.

Cách chuyển đổi định dạng thành Chữ hoa Nhỏ

Chuyển chữ hoa thành chữ thường và ngược lại với phím tắt

Đây là phương pháp đơn giản, dễ thực hiện và nhanh chóng hơn so với hướng dẫn bên trên. Cụ thể, bạn chỉ cần bôi đen vùng văn bản muốn chuyển đổi định dạng chữ, sau đó bấm tổ hợp phím SHIFT + F3 để chuyển đổi cho đến khi đúng với ý muốn của bạn.

*Bấm tổ hợp phím SHIFT + F3 để chuyển đổi*

Lưu ý: Đối với Word từ 2016 trở lên trên máy Macbook, cách thực hiện sẽ có chút khác biệt:

Đầu tiên, bạn bôi đen vùng văn bản muốn chuyển chữ hoa thành chữ thường hoặc ngược lại. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím fn + SHIFT + F3 và dừng lại khi đổi sang đúng định dạng bạn muốn. Các tùy chọn được áp dụng sẽ là chữ thường - CHỮ HOA - Viết Hoa Từng Chữ.
Ngoài ra, để đổi văn bản sang dạng chữ hoa nhỏ, bạn vẫn tiếp tục chọn văn bản, nhưng tổ hợp phím cần bấm sẽ là Command + SHIFT + K.

Chuyển chữ hoa sang chữ thường và ngược lại với Unikey

Bạn cũng có thể chuyển đổi chữ hoa sang chữ thường và ngược lại bằng Unikey, các bước cơ bản sẽ là:

Bước 1: Bôi đen vùng văn bản mà bạn muốn chuyển đổi định dạng, sau đó click chọn Sao chép.

Bước 2: Tại biểu tượng Unikey bên dưới khay hệ thống của giao diện màn hình, bạn bấm vào Công cụ… [CS+F6]. Ngoài ra, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + F6.

*Bấm vào Công cụ… [CS+F6] hoặc dùng phím tắt Ctrl + Shift + F6*

Bước 3: Lúc này, một hộp thoại có tên Unikey Toolkit sẽ được mở ra. Tại phần bảng mã, bạn bấm chọn Unicode cho Nguồn và Đích. Sau đó, tại mục Lựa chọn, hãy bấm chọn Sang chữ hoa (hoặc Sang chữ thường) rồi click vào Chuyển mã. Sau khi màn hình xuất hiện thông báo thực hiện thành công, bạn bấm OK là hoàn tất.

*Hộp thoại Unikey Toolkit được mở ra và bạn có thể định dạng kiểu chữ tại đây*

Cách chuyển chữ hoa thành chữ thường và ngược lại trong Excel

Ngoài Word, Excel cũng là một ứng dụng đến từ Microsoft được sử dụng phổ biến hiện nay. Để chuyển đổi chữ hoa/chữ thường trên Excel, bạn có thể tham khảo và áp dụng một trong số các hướng dẫn sau:

Chuyển chữ hoa thành chữ thường bằng hàm LOWER

Hàm Lower trong Excel được sử dụng để chuyển tất cả các chữ hoa trong phạm vi dữ liệu được chỉ định thành chữ thường. Chẳng hạn như CHIA SẺ KIẾN THỨC đổi thành chia sẻ kiến thức.

Cú pháp hàm LOWER: = LOWER(text)

Trong đó, (text) là ô mà bạn muốn in hoa trong bảng tính Excel.

Chẳng hạn như bạn có cú pháp: =LOWER(B2)

Bạn nhập công thức trên vào ô C2 rồi nhấn Enter. Lúc này, kết quả sẽ chuyển đổi từ ĐẶNG MINH LY sang đặng minh ly.

Để áp dụng cho tất cả các ô bên dưới, bạn kéo biểu tượng Fill Handle đến phạm vi muốn chuyển đổi.

*Kéo biểu tượng Fill Handle đến phạm vi muốn chuyển đổi để áp dụng cho vùng dữ liệu khác*

Chuyển chữ thường thành chữ hoa bằng UPPER

Nếu như làm LOWER được sử dụng để chuyển chữ hoa thành chữ thường, thì UPPER lại có chức năng ngược lại. Trong Excel, hàm UPPER được dùng trong trường hợp bạn muốn chuyển chữ thường thành chữ hoa.

Cú pháp của hàm UPPER là: =UPPER(text)

Trong đó, (text) là ô chứa chuỗi văn bản mà bạn muốn chuyển chữ thường thành chữ hoa.

Chúng ta sẽ đến với một ví dụ sau hình dùng rõ hơn về hàm này. Tại ô C2, bạn nhập cú pháp =UPPER(B2) để chuyển chuỗi văn bản trong ô B2 thành chữ hoa.

Sau đó, bạn nhấn Enter. Lúc này, kết quả sẽ lập tức hiển thị chữ in hoa cho ô mà bạn đã chỉ định, tức chuyển từ đặng minh ly thành ĐẶNG MINH LY.

*Kết quả chuyển từ đặng minh ly thành ĐẶNG MINH LY*

Để áp dụng công thức cho các ô khác, bạn kéo biểu tượng Fill Handle đến khu vực bạn muốn chuyển đổi.

Chuyển ký tự đầu tiên của chữ thường thành chữ hoa bằng PROPER

Trong Excel, hàm PROPER được sử dụng để chuyển đổi ký tự đầu tiên của chữ từ chữ thường thành định dạng chữ hoa.

Cú pháp của hàm PROPER là: =PROPER(text)

Trong đó, (text) là chuỗi văn bản thuộc ô mà bạn muốn chuyển đổi ký tự đầu tiên của chữ thành chữ in hoa.

Ví dụ minh họa: Để chuyển đổi chuỗi “đặng minh ly” trong ô B2 thành Đặng Minh Ly - tức là in hoa chữ cái đầu tiên của từng từ trong chuỗi, bạn nhập cú pháp sau: =PROPER(B2)

Sau đó, bạn nhấn Enter và kết quả sẽ hiển thị thành Đặng Minh Ly như ý muốn ban đầu của bạn.

Tương tự, để áp dụng cho các ô khác trong cột, bạn kéo biểu tượng Fill Handle đến phạm vi muốn chuyển đổi.

Chuyển chữ hoa sang chữ thường (và ngược lại) không cần công thức

Ngoài việc sử dụng các hàm có sẵn trong Excel, bạn cũng có thể thực hiện chuyển đổi chữ hoa sang chữ thường (và ngược lại) một cách nhanh chóng, dễ dàng mà không cần công thức với Word.

Bước 1: Bạn tiến hành copy nội dung mà bạn muốn chuyển chữ hoa thành chữ thường (hoặc ngược lại) trên Excel, sau đó dán chúng vào Word.

Bước 2: Bây giờ, bạn có thể chọn một trong 3 cách chuyển đổi giữa chữ hoa - chữ thường mà đã giới thiệu ở trên, bao gồm:

Chuyển đổi chữ hoa - chữ thường với các định dạng có sẵn trên Word, gồm: Chữ hoa đầu câu (Sentence case), CHỮ HOA (UPPERCASE), chữ thường (lowercase), Viết Hoa Từng Chữ (Capitalize Each Word) hoặc bẬT tẮT cHỮ hOA/tHƯỜNG (tOGGLE cASE).
Chuyển đổi chữ hoa - chữ thường với phím tắt: SHIFT + F3 đối với Windows và fn + SHIFT + F3 đối với Macbook.
Chuyển đổi chữ hoa – chữ thường với Unikey.

Chuyển chữ hoa sang chữ thường (và ngược lại) không cần công thức

Bước 3: Sau khi thực hiện chuyển đổi định dạng văn bản trên Word, bạn copy chúng và dán vào bảng tính Excel đang làm việc là hoàn tất.

Như vậy, bài viết trên đã cung cấp các hướng dẫn chi tiết để bạn có thể chuyển chữ hoa thành chữ thường và ngược lại. Nhìn chung, các bước thực hiện trên khá đơn giản và bất kỳ ai cũng có thể thực hiện được. Hy vọng bài viết sẽ hữu ích và đừng quên chia sẻ cho mọi người nhé!