Cách tạo danh sách chọn trong excel hay còn được gọi là tạo option, tạo drop list sẽ giúp bạn tạo một danh sách thả xuống tự động hỗ trợ công việc được nhanh gọn và nâng cao hiệu suất. Hãy cùng mình tìm hiểu cách làm nhé!
NỘI DUNG BÀI VIẾT
1. Cách tạo danh sách chọn trong Excel bằng Data Validation
Ví dụ đây là danh sách nhân viên với bảng dữ liệu trống:
Còn đây là bảng dữ liệu:
Trong trường hợp bạn muốn tạo danh sách chọn cho cột “Giới tính”, bạn sẽ thực hiện như sau:
Bôi đen cột Giới tính => Thẻ Data => Chọn Data Validation => ở tab Settings, mục Allow bạn chọn List => ở mục Source bạn di chuyển chuột sang sheet Data và chọn vùng dữ liệu ở cột “Giới tính” => OK.
Tuy nhiên nhược điểm của cách này là khi bạn thêm một chức vụ mới vào bảng dữ liệu thì nó sẽ không tự động cập nhật trong trang tính của bạn.
Để khắc phục nhược điểm này, khi thực hiện kéo vùng dữ liệu bạn nên kéo xuống khoảng vài dòng để phòng trường hợp cần thêm dữ liệu nhé!
2. Cách sử dụng hàm Offset
Ngoài cách trên bạn có thể sử dụng hàm Offset, với cách này dữ liệu của bạn sẽ tự động cập nhật trong trường hợp bạn thêm các tùy chọn khác vào trang tính của mình.
Bước 1: Bôi đen cột “Chức vụ”
Bước 2: Vào thẻ Data => Data Validation => Mục Allow chọn List => Mục Source gõ:
=offset(data!$C$3,0,0,counta(data!$C:$C)-1)Giải thích:
data!$C$3: Tham chiếu ô “Chức vụ” đầu tiên là “Nhân viên thử việc”0: Không chọn hàng nào mà vẫn chọn ô đầu tiên
0: Không dịch sang phải
counta(data!$C:$C)-1: Chọn cột “Chức vụ” để tham chiếu, tuy nhiên nếu chọn như vậy thì “Chức vụ” sẽ luôn được chọn. Vì vậy, bạn cần trừ đi 1.
Trong trường hợp bạn muốn thêm 1 “Chức vụ” nữa như “Thực tập sinh” thì ở cột “Chức vụ” sẽ tự động cập nhật.
Ngoài ra với những trường hợp tạo danh sách xổ xuống dạng tự nhập bạn có thể tham khảo cách làm sau:
Hy vọng với 2 cách làm trên sẽ giúp bạn ứng dụng thành công vào công việc cũng như học tập.
