Quản lý nhóm chịu trách nhiệm đảm bảo dự án đi đúng hướng, hướng dẫn nhân viên cấp dưới và điều chỉnh kết quả đầu ra của nhóm cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh.
Họ phải đảm nhiệm nhiều công việc như kiểm tra hàng ngày, cập nhật tình hình, đánh giá hiệu suất và phối hợp liên phòng ban - thường có thời gian hạn chế cho công việc chuyên sâu. ChatGPT giúp quản lý tinh giản các công việc lặp đi lặp lại như soạn thảo phản hồi, tóm tắt cuộc họp và chuẩn bị cập nhật.
Lập kế hoạch và điều chỉnh chiến lược
ChatGPT giúp định hình các mục tiêu hướng tới tương lai, phân bổ nguồn lực và điều chỉnh câu chuyện cho phù hợp với chiến lược của tổ chức.
| Trường hợp sử dụng | Prompt |
| Soạn thảo mục tiêu hàng quý | Soạn thảo các mục tiêu hàng quý rõ ràng và có thể đo lường được cho nhóm của tôi. Dưới đây là bối cảnh kinh doanh, mục tiêu của công ty và hiệu suất gần đây: [chèn ngữ cảnh]. Trả về 3 mục tiêu với 3-4 kết quả chính cho mỗi mục tiêu, theo định dạng gạch đầu dòng đơn giản. |
| Thực hiện cập nhật các điểm thảo luận | Tôi cần tóm tắt tiến độ của nhóm cho Phó Chủ tịch. Dựa trên bản tóm tắt hàng tuần này: [chèn ghi chú], hãy tạo ra các điểm thảo luận ngắn gọn được nhóm thành các thành tích, trở ngại và yêu cầu. |
| Tiến hành phân tích khoảng cách kỹ năng | Tôi đang cố gắng đánh giá những thiếu hụt kỹ năng trong nhóm của mình. Dưới đây là ma trận kỹ năng hiện tại và trạng thái mong muốn trong tương lai: [chèn thông tin]. Xác định những thiếu hụt chính và đề xuất các giải pháp đào tạo hoặc tuyển dụng. Báo cáo kết quả trong một bảng tóm tắt. |
| Lập kế hoạch lộ trình tuyển dụng | Tôi cần lập kế hoạch tuyển dụng cho hai quý tới. Dưới đây là cơ cấu đội ngũ hiện tại và dự kiến tăng trưởng của chúng tôi: [chèn thông tin]. Đề xuất một kế hoạch tuyển dụng theo từng giai đoạn, kèm theo lý do tuyển dụng cho từng vị trí và thời gian dự kiến. |
| Đặt lại mục tiêu sau một điểm mấu chốt trong chiến lược | Chúng tôi vừa trải qua một bước ngoặt chiến lược. Những thay đổi sau đây: [thêm chi tiết]. Hãy giúp tôi định hình lại mục tiêu và câu chuyện của nhóm để phù hợp với định hướng mới. Cung cấp 2-3 điểm thảo luận và một tuyên bố mục tiêu nhóm được sửa đổi. |
Huấn luyện quản lý & nâng cao hiệu suất
ChatGPT hỗ trợ các nhà quản lý trong việc hướng dẫn phản hồi, thảo luận phát triển và giải quyết xung đột.
| Trường hợp sử dụng | Prompt |
| Tạo template 1:1 | Soạn thảo template cuộc họp 1:1 cho cấp dưới trực tiếp của tôi. Tôi muốn nó bao gồm các nội dung kiểm tra tiến độ, khó khăn, phát triển sự nghiệp và phản hồi. Định dạng template cuộc họp theo dạng gạch đầu dòng với các câu hỏi hướng dẫn. |
| Cải thiện việc cung cấp phản hồi | Tôi muốn đưa ra phản hồi mang tính xây dựng cho một báo cáo đang hoạt động kém hiệu quả. Vấn đề là [thêm hành vi]. Đề xuất 2-3 cách diễn đạt mang tính xây dựng, kèm theo ưu và nhược điểm của từng cách. |
| Chuẩn bị cho một cuộc thảo luận khó khăn | Tôi đang gặp khó khăn khi phải nói chuyện với một thành viên trong nhóm về [thêm vấn đề]. Hãy giúp tôi suy nghĩ xem nên nói gì, mở đầu như thế nào và nên đặt câu hỏi gì. Gửi lại hướng dẫn trò chuyện gồm 3 phần. |
| Giải quyết xung đột giữa các nhóm | Tôi đang giải quyết một xung đột giữa nhóm của tôi và một bộ phận khác. Dưới đây là tóm tắt về căng thẳng và các sự cố gần đây: [thêm thông tin]. Đề xuất nguyên nhân gốc rễ và phương pháp hòa giải 3 bước mà tôi có thể thử. |
Phân tích và chẩn đoán tình trạng nhóm
ChatGPT phân tích dữ liệu định lượng và định tính để làm rõ sự cân bằng khối lượng công việc, khoảng cách năng lực, xu hướng hiệu suất và tình trạng chung của nhóm.
| Trường hợp sử dụng | Prompt |
| Xác định nguy cơ kiệt sức sau giờ làm việc | Dựa trên dữ liệu bảng chấm công này (số giờ làm việc hàng tuần của mỗi người), hãy đánh dấu bất kỳ dấu hiệu sớm nào cho thấy nguy cơ kiệt sức. Sử dụng ngưỡng >45 giờ trong 2 tuần trở lên. Trả về bản tóm tắt về số giờ làm việc trung bình của nhân viên được đánh dấu và xu hướng. |
| Phân tích việc phân phối khối lượng công việc | Tôi có một file CSV hiển thị phân công công việc và thời gian hoàn thành của từng thành viên trong nhóm trong 4 tuần qua. Hãy phân tích sự phân bổ khối lượng công việc trong nhóm - xác định ai có thể đang quá tải hoặc chưa được tận dụng hết năng lực, và tóm tắt trong một đoạn văn ngắn kèm theo biểu đồ. |
| Chẩn đoán các vấn đề sức khỏe của nhóm | Tôi nhận thấy các dấu hiệu thiếu gắn kết hoặc rối loạn chức năng trong nhóm của mình. Dựa trên mô tả về hành vi và động lực làm việc gần đây của nhóm: [thêm mô tả], đâu là những nguyên nhân có thể xảy ra và tôi nên làm gì tiếp theo? Hãy lập một kế hoạch hành động gồm 3 phần. |
Nghiên cứu, đánh giá nhân sự và tài năng
ChatGPT tiến hành nghiên cứu bên ngoài để tìm ra các tiêu chuẩn, thực hành dựa trên bằng chứng và thông tin so sánh nhằm giúp củng cố những chương trình và tăng cường các sáng kiến gắn kết. Sử dụng nghiên cứu chuyên sâu và tìm kiếm trên web để có thêm thông tin chi tiết theo thời gian thực.
| Trường hợp sử dụng | Prompt |
| Thực hành tốt nhất về tương tác kết hợp | Tôi lãnh đạo một nhóm làm việc kết hợp trong [chèn ngành]. Nghiên cứu các phương pháp gắn kết và hợp tác hiệu quả trong 2 năm qua. Tập trung vào các kỹ thuật đã được chứng minh là cải thiện niềm tin trong nhóm, giảm kiệt sức và duy trì năng suất. Cung cấp danh sách 5 phương pháp hàng đầu kèm theo bằng chứng và liên kết hỗ trợ. |
| So sánh tỷ lệ quản lý/IC | Tôi là [chèn chức danh, ví dụ: Quản lý Kỹ thuật Cấp cao] tại một [chèn loại hình công ty, ví dụ: công ty SaaS 500 nhân viên]. Tôi muốn so sánh tỷ lệ quản lý/IC giữa các công ty công nghệ tương tự. Tập trung vào các tiêu chuẩn ngành, sự khác biệt theo loại hình nhóm (kỹ thuật, sản phẩm, v.v.) và những khuyến nghị để mở rộng quy mô. Vui lòng cung cấp trích dẫn và bảng so sánh. |
| Nghiên cứu các chương trình nâng cao kỹ năng hiệu quả | Tôi đang thiết kế một chương trình nâng cao kỹ năng cho [chèn loại nhóm, ví dụ: nhóm hỗ trợ khách hàng]. Tìm các nghiên cứu điển hình hoặc khuôn khổ từ những công ty đã triển khai thành công các chương trình đào tạo nội bộ. Bao gồm cách họ đo lường thành công, thời lượng và các công cụ được sử dụng. Tóm tắt trong 3–4 đoạn văn kèm theo liên kết. |
| So sánh các ví dụ về chiến lược DEI | Tôi đang giúp định hình các mục tiêu DEI của nhóm. Nghiên cứu cách các công ty hàng đầu trong [chèn ngành] xây dựng những sáng kiến DEI ở cấp độ nhóm. Bao gồm các ví dụ về KPI, đào tạo và nghi thức. Gửi bảng so sánh kèm theo liên kết. |
| Hiểu rõ rủi ro kiệt sức và cách giảm thiểu | Tôi thấy nhóm của mình có dấu hiệu kiệt sức. Hãy xem xét các nghiên cứu gần đây hoặc tham khảo ý kiến chuyên gia về cách nhận biết tình trạng kiệt sức ở nhân viên tri thức và ngăn ngừa tình trạng này leo thang. Tóm tắt các yếu tố rủi ro chính và đề xuất kế hoạch hành động gồm 3 phần kèm theo trích dẫn. |
Văn hóa nhóm & truyền thông trực quan
ChatGPT tạo ra các ẩn dụ và hiện vật trực quan hấp dẫn để truyền đạt văn hóa nhóm, những ưu tiên và hành trình thay đổi.
| Trường hợp sử dụng | Prompt |
| Miêu tả hành trình phát triển của nhóm | Thiết kế một ẩn dụ trực quan cho hành trình phát triển của nhóm trong một năm. Bao gồm các hình ảnh đại diện cho những thách thức, cột mốc và sự hợp tác. Phong cách nên truyền cảm hứng, chẳng hạn như dòng thời gian hoặc con đường xuyên qua một tình huống. |
| Tóm tắt văn hóa nhóm một cách trực quan | Thiết kế một hình ảnh đại diện cho văn hóa nhóm của chúng tôi. Các giá trị của chúng tôi là [chèn 3–5 giá trị, ví dụ: sự tò mò, tác động, trách nhiệm]. Sử dụng biểu tượng hoặc hình minh họa phù hợp với từng giá trị và sắp xếp theo bố cục rõ ràng, phù hợp với wiki hoặc bảng trắng ảo trực tuyến |
| Hiển thị các lĩnh vực trọng tâm hàng quý | Tạo bảng thông tin trực quan hoặc poster thể hiện 3 ưu tiên chiến lược của nhóm chúng ta trong quý này: [chèn các ưu tiên]. Thiết kế sao cho trực quan và dễ trình bày trong slide toàn thể. |
Theo: Quản Trị Mạng
