Ngày nay, ngày càng có nhiều giấy tờ chính thức được chuyển thành tài liệu PDF. Trên thực tế, giấy tờ bản cứng đang nhanh chóng trở nên lỗi thời. Tuy nhiên, ngay cả các tài liệu kỹ thuật số cũng phải được ký.

Bạn có thể thực hiện theo cách truyền thống - in các tài liệu đó ra, ký tên rồi scan lại vào máy tính - hoặc bạn có thể tạo chữ ký điện tử và đặt chữ ký trực tiếp trên file PDF.

Windows không cung cấp tính năng ký PDF tích hợp giống như máy Mac. Tuy nhiên, bạn có thể sử dụng trình duyệt tích hợp sẵn của Windows, Microsoft Edge, để ký tài liệu PDF. Ngoài ra còn có các ứng dụng của bên thứ ba mà bạn có thể tải xuống sẽ cung cấp cho bạn khả năng tương tự.

Trong bài viết này, trước tiên, hãy tìm hiểu cách sử dụng Edge để thêm chữ ký, sau đó là thực hiện việc tương tự bằng cách sử dụng Adobe Acrobat Reader DC, đây là trình đọc PDF miễn phí của Adobe.

Sử dụng Microsoft Edge để tạo chữ ký

• Tìm file PDF của bạn trong trình quản lý file. Nhấp chuột phải vào file và mở file bằng Microsoft Edge.
• File sẽ mở trong trình đọc PDF của Edge. Nhấp vào biểu tượng Draw (có hình cây bút chì hướng xuống dưới).
• Nếu bạn có màn hình cảm ứng, nó sẽ tự động bật tùy chọn Draw with Touch (biểu tượng trông giống bàn tay)
• Sử dụng con trỏ (hoặc, nếu bạn có màn hình cảm ứng, ngón tay) để ký file PDF, sau đó lưu tài liệu.

Mặc dù đây là một cách hay và nhanh chóng để ký tài liệu PDF, nhưng điều đó có nghĩa là bạn phải thực hiện lại cùng một quy trình mỗi lần. Sẽ đơn giản hơn rất nhiều nếu bạn chỉ cần đưa chữ ký của mình vào tài liệu.

Một cách để làm điều này là viết chữ ký, chụp ảnh và tải xuống dưới dạng file PDF hoặc file đồ họa.

Sử dụng Adobe Acrobat Reader DC để tạo chữ ký

• Tải xuống Adobe Acrobat Reader DC. Đáng tiếc là Adobe có xu hướng khuyến khích mọi người tải xuống các ứng dụng dư thừa, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn bỏ chọn tất cả các cài đặt bổ sung xuất hiện trên trang: Trong trường hợp ví dụ, đó là hai ứng dụng McAfee và tiện ích mở rộng Chrome của Acrobat.
• Sau khi nhấp vào “Download Adobe Reader”, bạn có thể bắt đầu cài đặt bằng cách nhấp vào file .EXE đã tải xuống.

Sau khi được cài đặt, Acrobat Reader sẽ mở ra. Sẽ có một danh sách bất kỳ file PDF nào bạn có thể đã mở gần đây. Nếu file bạn muốn sử dụng nằm trong số đó, hãy highlight file đó. Ở bên phải, bây giờ sẽ có một cột có hình thu nhỏ của tài liệu, cùng với một số chức năng, một trong số đó sẽ là Fill & Sign. Chọn mục đó và tài liệu của bạn sẽ mở trong tính năng Fill & Sign.

• Nếu file không có ở đó, hãy chuyển đến menu bên trái và nhấp vào My Computer để tìm file PDF bạn muốn ký và nhấp đúp vào file đó để di chuyển file vào cửa sổ chỉnh sửa của Acrobat.
• Nhìn xem có chữ “Ab” nhỏ bên cạnh con trỏ của bạn không. Nếu không, hãy tìm biểu tượng Fill & Sign ở phía dưới bên phải (trông giống cây bút chì) và đảm bảo rằng biểu tượng này được highlight.
• Sau khi được kích hoạt, hãy nhấp vào nơi bạn muốn chữ ký xuất hiện; bạn sẽ thấy một hộp nhỏ cho phép bạn ký bằng cách nhập tên của bạn vào biểu mẫu. Nếu có một dòng chữ ký ở bất kỳ đâu trong tài liệu và bạn bấm vào gần nó, hộp sẽ tự động căn chỉnh.
• Nếu bạn muốn ký bằng cách thực sự vẽ chữ ký của mình hoặc lưu chữ ký đã nhập, hãy nhấn vào Sign yourself ngay phía trên màn hình chính.

• Bạn sẽ có tùy chọn Add Signature hoặc Add Initials. Hiện tại, hãy nhấp vào Add Signature.
• Một cửa sổ xuất hiện sẽ cung cấp cho bạn 3 cách để ký vào tài liệu của bạn: Nhập tên của bạn (Adobe cung cấp cho bạn một số phông chữ giống chữ viết tay), vẽ chữ ký của bạn (bằng cách sử dụng bàn di chuột hoặc ký trực tiếp trên màn hình cảm ứng) hoặc upload lên hình ảnh của chữ ký của bạn. Đảm bảo Save signature được chọn nếu bạn không muốn phải viết lại.

• Sau khi bạn nhấn Apply, tài liệu PDF của bạn sẽ hoạt động trở lại. Đặt chữ ký mới của bạn vào nơi bạn muốn trên tài liệu và nhấp chuột trái. Sau đó, bạn có thể thay đổi kích thước hoặc vị trí của chữ ký nếu muốn.

Mọi thứ đã hoàn tất! Bây giờ, nếu bạn muốn thêm chữ ký của mình vào file PDF, chỉ cần mở tài liệu của bạn bằng Adobe Acrobat Reader và nhấp vào biểu tượng Sign yourself. Sau đó, bạn có thể chọn chữ ký đã lưu của mình và đặt nó ở nơi bạn cần trên tài liệu PDF của mình. (Tùy chọn Add Initials hoạt động giống như vậy nhưng cung cấp cho bạn ít không gian hơn, vì vậy bạn chỉ có thể thêm tên viết tắt) Nếu bạn muốn thay đổi chữ ký của mình, chỉ cần nhấp vào dấu trừ bên cạnh chữ ký và thử lại.

Adobe cũng đã cung cấp một ứng dụng trực tuyến cho phép bạn điền và ký một file PDF. Đưa nó lên trình duyệt, kéo và thả file PDF vào cửa sổ hoặc nhấp vào nút Select a file. Tại thời điểm đó, bạn sẽ được yêu cầu đăng nhập hoặc đăng ký bằng tài khoản Adobe, Facebook, Apple hoặc Google. Sau đó, bạn có thể nhập hoặc ký vào tài liệu của mình giống như cách bạn làm với ứng dụng dành cho desktop.