Google Sheets là một công cụ bảng tính trực tuyến khá dễ dùng và miễn phí. Tuy không được trang bị nhiều tính năng như Excel, nhưng Google Sheets cũng có tính năng đặc biệt hữu dụng hơn cả Excel trong một số trường hợp cụ thể.

Bài viết này mình sẽ giới thiệu với các bạn 16 thủ thuật để sử dụng Google Sheets hiệu quả hơn trong công việc. Mời các bạn cùng theo dõi.

Các phím tắt trong Google Sheets:

Tương tự như Excel, Google Sheets cũng hỗ trợ rất nhiều phím tắt. Hơn nữa, Google Sheets còn cho bạn 1 danh sách các phím tắt ngay trong phần mềm này. Các bạn chỉ cần bấm vào Menu Help -> chọn Keyboard Shortcuts để xem bảng tổng hợp này.

Chèn ảnh vào ô bảng tính với URL

Google Sheets cung cấp cho chúng ta 1 công cụ cực tốt để có thể chèn ảnh vào trong ô bảng tính, đó chính là hàm IMAGE(). Cách sử dụng như sau:

• =image(“đường dẫn URL tới ảnh”,1) – ảnh tự thay đổi kích thước để vừa với ô
• =image(“đường dẫn URL tới ảnh”,2) – ảnh tự giãn ra để hiển thị đầy ô
• =image(“đường dẫn URL tới ảnh”,3) – ảnh giữ nguyên kích thước nguyên bản
• =image(“đường dẫn URL tới ảnh”,4) – ảnh với kích thước tự chọn

Sử dụng câu lệnh SQL để lọc, tổng hợp và phân tích dữ liệu ngay trong bảng tính Google

Chúng ta có thể viết ngôn ngữ tương tự như SQL ngay trong Google Sheets với sự trợ giúp của hàm QUERY() mạnh mẽ. Các bạn có thể tham khảo chi tiết tại bài viết: Hướng dẫn sử dụng hàm QUERY trong Google Sheets.

Lấy ra phần ngày tháng năm trong 1 thời điểm

Với hàm INT(), chúng ta có thể dễ dàng lấy ra giá trị ngày tháng năm trong 1 thời điểm ở trên bảng tính Google Sheets.

Tạo QR code ngay trong Google Sheets

QR code là mã vạch 2 chiều dùng để mã hoá 1 thông tin nào đó, có thể là số điện thoại, địa chỉ email hoặc URL hoặc 1 số thông tin khác. Chúng ta có thể thực hiện việc mã hoá này 1 cách rất đơn giản sử dụng hàm Image. Các bạn có thể dùng bất kì phần mềm quét mã QR nào và thử mã QR sau đây sẽ nhận được kết quả là đường link https://chiasekienthuc.com.vn.

=image("https://chart.googleapis.com/chart?cht=qr&chs=200x200&chl="& A2 &"&choe=UTF-8",1)

Tra cứu dữ liệu theo điều kiện ở nhiều cột

Các bạn có lẽ đã quá quen thuộc với các hàm tra cứu dựa trên 1 điều kiện là VLOOKUP, HLOOKUP và Index kết hợp với Match. Để mở rộng khả năng của các hàm tra cứu này, chúng ta sẽ sử dụng hàm mảng - ARRAYFORMULA trong ví dụ như sau:

=ARRAYFORMULA(index($E$4:$E$8,match($G4&$H4&$I$3,$B$4:$B$8&$C$4:$C$8&$D$4:$D8,0)))

Sau đây là diễn giải cho công thức này:

Sử dụng hàm lọc dữ liệu FILTER()

Nếu trong Excel, các bạn chỉ có thể lọc dữ liệu sử dụng các công cụ có sẵn và sử dụng Advanced Filter thì trong Google Sheets cho phép bạn làm điều này với hàm FILTER() như trong ví dụ như sau:

Lấy giá trị duy nhất trong cột bằng hàm UNIQUE

Cách dùng hàm UNIQUE rất đơn giản, bạn chỉ cần gán range - dải giá trị trên một cột, hàm UNIQUE sẽ trả về cho các bạn các giá trị không bị trùng lặp. Ở điểm này, hàm UNIQUE tương đương với chức năng Remove Duplicates của Excel.

Scrape Web với Google Sheets

Việc lấy thông tin và dữ liệu từ 1 trang Web về Google Sheets hiện tại dễ dàng hơn bao giờ hết với sự giúp đỡ của nhóm hàm ImportHTML và hàm ImportXML.

Công thức ví dụ của hàm ImportHTML:

=IMPORTHTML(“https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_highest-grossing_films”,”table”,1)

Kết quả như sau:

Nhận dạng ngôn ngữ với Google Sheets

Vì được tích hợp chặt chẽ với các dịch vụ của Google, nên Google Sheets cũng được hưởng lợi từ việc này, cụ thể trong trường hợp này là Google Sheets sẽ có khả năng nhận dạng ngôn ngữ. Một danh sách đầy đủ theo chuẩn ISO của các ngôn ngữ, các bạn xem link này

Dịch ngôn ngữ trực tiếp trong Google Sheets

Không những Google Sheets có thể nhận dạng được ngôn ngữ mà còn dịch được luôn cho các bạn.

Hàm GOOGLETRANSLATE() sẽ nhận 3 tham số: Tham số đầu tiên là đoạn văn bạn muốn dịch, tham số thứ 2 là ngôn ngữ của đoạn văn bạn muốn dịch (các bạn có thể kết hợp với hàm nhận dạng ngôn ngữ phía trên cho tham số này), tham số thứ 3 là ngôn ngữ bạn muốn Google dịch cho bạn

Kiểm tra Emails và URLs đúng chuẩn

Google Sheets có hàm để hỗ trợ bạn kiểm tra Emails và URLs nào hợp lệ.

Để kiểm tra tính hợp lệ của URL, ta có thể dùng hàm ISURL() như sau:

Dự đoán giá trị trong tương lai với hàm Growth()

Hàm này tương tự như hàm nội suy tuyến tính FORECAST.LINEAR mới có mặt trong Excel 2016

Làm công thức đọc dễ hơn bằng cách xuống dòng

Công thức quá dài sẽ làm bạn rất khó theo dõi và dễ gây nhầm lẫn. Để xuống dòng trong ô công thức, các bạn hãy sử dụng tổ hợp phím ALT + ENTER để cho công thức dễ nhìn và dễ viết hơn.

Thêm những ký tự đặc biệt vào Google Sheets

Thêm ký tự đặc biệt vào Google Sheets với hàm CHAR(). Bạn có thể vào link này để xem danh sách các ký tự có thể thêm vào.

Lấy giá trị ngẫu nhiên từ 1 danh sách

Để lấy giá trị ngẫu nhiên từ 1 danh sách, chúng ta có thể sử dụng công thức sau đây. Thật thú vị là công thức hoàn toàn giống với trong Excel:

=CHOOSE(RANDBETWEEN(1,5),”London”,”Berlin”,”Rome”,”Madrid”,”Lisbon”)

Mình rất hi vọng những thủ thuật này sẽ giúp bạn nâng cao năng suất làm việc và làm cho công việc của bạn trở nên dễ dàng hơn. Rất mong các bạn chia sẻ bài viết này với các bạn bè và đồng nghiệp của mình.