Trình độ tin học văn phòng tốt chưa phải là yếu tố quyết định giúp bạn có một mức lương cao. Tuy nhiên, nếu như bạn không thành thạo những kỹ năng tin học cơ bản này thì chắc chắn bạn sẽ khó có được một công việc như ý, hoặc mất nhiều thời gian để xử lý các nhiệm vụ được giao.
Chính vì điều đó, mình sẽ giúp bạn liệt kê các kỹ năng tin học văn phòng cần thiết dành cho dân công sở, giúp bạn có được công việc mong muốn và thúc đẩy năng suất làm việc của bạn. Cùng tìm hiểu nhé.
Kỹ năng tin học văn phòng là gì?
Kỹ năng tin học văn phòng bao gồm tất cả các trình độ cần thiết để làm việc hiệu quả với các ứng dụng và công nghệ trong môi trường công sở. Chẳng hạn, một nhân viên văn phòng cần phải thực hiện các tác vụ hàng ngày như soạn thảo văn bản, tạo bảng tính, thiết kế slide, quản lý tài liệu,...
Có thể nói, lĩnh vực công nghệ thông tin thật sự rộng lớn và tin học cũng vậy. Do vậy, để am hiểu hết tất cả các kiến thức của ngành này là điều khó có thể. Chính vì thế, bạn sẽ cần chọn lọc để trang bị cho mình những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản nhất, và chuyên sâu, cụ thể theo lĩnh vực mà bạn làm việc.
Tại sao cần học tin học văn phòng?
Trước sự bùng nổ của công nghệ và internet, việc sở hữu kỹ năng văn phòng cơ bản là điều kiện gần như bắt buộc đối với các ứng viên. Dù bạn đang hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào, thì việc giỏi tin học văn phòng sẽ giúp bạn nhanh chóng hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất.
Chính vì điều đó, việc thể hiện kỹ năng tin học văn phòng trong CV cũng là một điểm mạnh của bạn trước nhà tuyển dụng.
Ngoài ra, việc am hiểu tin học văn phòng sẽ là nền tảng cho việc học các công nghệ cao hơn. Từ đó, người dùng dễ dàng áp dụng các công cụ và ứng dụng mới vào công việc giúp tăng năng suất và hiệu quả.
Không chỉ vậy, giỏi tin học không chỉ giúp nhân viên văn phòng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình mà còn đóng góp vào tăng hiệu suất hoạt động của toàn công ty.
Các phần mềm tin học văn phòng bạn cần nắm vững
Tùy theo vị trí công việc mà các yêu cầu về tin học văn phòng có thể khác nhau. Ví dụ một nhân viên content thường sẽ được yêu cầu biết sử dụng Wordpress, các công cụ tìm kiếm phân tích từ khóa,... Hay một nhân viên thiết kế đồ họa sẽ phải thành thạo các công cụ như Adobe Photoshop, Illustrator và InDesign,...
Dưới đây là các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản mà bạn cần nắm vững. Lưu ý danh sách này có thể không đầy đủ đối với một số vị trí làm việc cấp cao hoặc chuyên sâu.
Các phần mềm Office
Office là bộ phần mềm tin học văn phòng phổ biến nhất trên thế giới giúp dân công sở hoàn thành nhiều tác vụ. Nhờ các công cụ này, bạn có thể thực hiện các yêu cầu cơ bản như xử lý văn bản, bảng tính, bản trình bày, email, lịch và họp video.
Các bộ phần mềm tin học văn phòng phổ biến bao gồm:
- Microsoft Office (Excel, OneDrive, OneNote, Outlook, PowerPoint, Teams, và Word)
- Google Workspace (Calendar, Chat, Docs, Drive, Meet, Sheets, và Slides)
- Apple iWork (Keynote, Numbers, và Pages).
Nếu không có khả năng trả phí cho Microsoft Office, Google Workspace miễn phí là một lựa chọn hữu ích để thay thế. Còn Apple iWork sẽ dùng cho các thiết bị có hệ điều hành macOS và IOS.
Ngày nay, bất kể bạn muốn apply vào vị trí nào thì nhà tuyển dụng đều yêu cầu bạn hiểu và biết cách dùng cơ bản những công cụ trên. Tuy nhiên, có các kỹ năng tin học văn phòng bắt buộc bạn cần có:
Kỹ năng sử dụng Word
Word là công cụ soạn thảo văn bản phổ biến mà bất kỳ ứng viên nào cũng cần biết cách sử dụng. Nhờ Word, bạn có thể tạo mới, chỉnh sửa văn bản với nhiều yếu tố như font, màu sắc, đồ họa, âm thanh và video.
Ngoài ra, công cụ này cũng hỗ trợ kiểm tra chính tả và ngữ pháp đa ngôn ngữ. Word có nhiều phiên bản đang được sử dụng và người dùng có thể lưu tệp tin với đuôi .doc. Để thạo Word, bạn cần nắm được các kiến thức cơ bản như:
- Nhập và định dạng văn bản.
- Tạo và chỉnh sửa bảng.
- Chèn hình ảnh, biểu đồ, và sơ đồ.
- Điều chỉnh in ấn và trang trí.
- Bảo mật file.
- Thao tác xóa trang.
- …..
Kỹ năng sử dụng Excel
Excel là công cụ xử lý dữ liệu trên bảng tính với khả năng tạo và quản lý dữ liệu dưới dạng dòng và cột. Bạn có thể dễ dàng thêm mới, phân tích và quản lý dữ liệu thông qua các chức năng hữu ích, các hàm Excel và tự động hóa bằng Macro.
Những tính năng cơ bản của tin học văn phòng Excel bao gồm:
- Định dạng bảng tính: định dạng số, xóa cột, hàng...
- Sử dụng các hàm Excel cơ bản đến nâng cao như If, Vlookup, Hlookup, Sum, Count...
- Lọc dữ liệu.
- Tạo biểu đồ.
- Tạo link.
- Thiết lập bảo mật.
- ….
Kỹ năng sử dụng Powerpoint
Powerpoint là công cụ giúp bạn tạo slide để trình chiếu văn bản, hình ảnh, video thuyết trình. Để sử dụng thành thạo phần mềm này, bạn cần nắm được các điểm quan trọng sau:
- Vẽ biểu đồ, tạo hình khối, vẽ Mindmap...
- Tạo liên kết
- Áp dụng hiệu ứng trình bày, thiết kế
- Sử dụng mẫu trang
- Bảo mật tệp tin
- Xuất tệp dưới định dạng PDF
- ….
Các công cụ trình chiếu
Đối với một số vị trí thì thuyết trình là một phần công việc không thể thiếu chẳng hạn như chia sẻ kết quả của một dự án, đưa ra một sáng kiến, đề xuất mới, hay đào tạo đồng đội về quy trình, nghiệp vụ….
Chính vì vậy, bạn cần biết sử dụng một số phần mềm để làm slide cơ bản, cũng như biết cách trực quan hóa dữ liệu, đồ họa, video cho bản trình chiếu đó với các công cụ sau:
- Microsoft PowerPoint
- Google Slides
- Canva
- Apple Keynote
- Prezi
- Các công cụ trực quan số liệu như Microsoft Excel, Tableau, Google Charts và Infogram
Các phần mềm bảng tính
Tương tự phần mềm trình chiếu, các công cụ để tạo và thao tác trên bảng tính cũng là một phần quan trọng trong các bộ công cụ văn phòng.
Cho dù bạn đang làm ở lĩnh vực gì, bạn cũng có lúc cần sử dụng bảng tính cho nhiều tác vụ khác nhau như theo dõi tiến độ, doanh số bán hàng,... đến phân tích dữ liệu bằng công thức hàm, biểu đồ hay tự động hóa bằng macro,....
Các chương trình bảng tính phổ biến nhất hiện nay bao gồm:
- Microsoft Excel
- Google Sheets
- Apple Numbers
Các công cụ giao tiếp
Để giao tiếp giữa các phòng ban và các nhân viên trong công ty thì chúng ta cần các công cụ trao đổi trực tuyến để nhắn tin, video call, hoặc gửi email,.... Tùy vào mỗi công ty hoặc những yêu cầu liên lạc cụ thể, bạn cần phải biết cách sử dụng một hoặc những công cụ sau:
- Chat: Slack, Google Chat, Microsoft Teams, Discord, Skype, Lark,....
- Email: Gmail, Outlook, Apple Mail.
- Thực hiện cuộc họp online: Zoom, Google Meet, Microsoft Teams, Skype, RingCentral, BlueJeans.
Công cụ cộng tác và quản lý
Bất kể công ty nào đều sẽ có các đội nhóm cùng nhau hoạt động để đạt được mục tiêu chung. Vì thế, nếu bạn ở trong bất kể một team nào, bạn cần biết dùng một số công cụ để cộng tác hiệu quả.
Những chương trình này được thiết kế đặc biệt để giúp bạn và đồng nghiệp làm việc cùng nhau trên tài liệu, bản trình bày, bảng tính…. Hay bạn và mọi người trong team của bạn có thể cùng theo dõi tiến độ của dự án để biết ai tham gia vào công đoạn nào, ở đâu và khi nào.
Dưới đây là một số công cụ hữu ích:
- Trello
- Google Workspace
- Microsoft Teams
- Salesforce
- Airtable
- Asana
- Jira
- Các công cụ lưu trữ và chia sẻ tệp như Dropbox, Google Drive, AWS Cloud, iCloud
Kỹ năng lập trình và code
Để tạo ra các trang web, phần mềm hay ứng dụng nào đó thì kỹ năng lập trình và ngôn ngữ mã hóa đóng vai trò quan trọng. Những kỹ năng này sẽ cần thiết cho những ai là lập trình viên hoặc động trong lĩnh vực này.
Dưới đây là một số kỹ năng và ngôn ngữ mã hóa cơ bản bạn cần nắm:
- HTML
- CSS
- JavaScript
- Quản lý cơ sở dữ liệu (SQL)
- Khung back-end (Framework)
- Phát triển web
- Mở rộng ứng dụng
- Tạo API
- Java
- Python
- Ruby
Làm sao để cải thiện các kỹ năng tin học văn phòng cơ bản
Tham gia các khóa tin học văn phòng
Nếu bạn là sinh viên mới ra trường hoặc người đang đi làm muốn nhanh chóng thành thạo để thi chứng chỉ tin học văn phòng một cách nhanh nhất, bạn nên tham gia các lớp học hoặc khóa học trực tuyến để tăng nhanh skill cũng như áp dụng chúng chính xác trong công việc.
Các nền tảng cung cấp các khóa học về mọi kỹ năng tin học văn phòng cần thiết cho dân văn phòng phổ biến như Udemy, Coursera, LinkedIn Learning,... Tuy nhiên đây là các website nước ngoài nên các bài giảng thường sẽ nói bằng tiếng Anh, do đó bạn cần có trình độ ngoại ngữ tốt để theo kịp.
Tự học qua nguồn tài liệu trên mạng miễn phí
- Hành động mà hầu hết ai trong chúng ta đều thực hiện khi không biết cách sử dụng phần mềm nào đó là nên mạng search trên Google để đọc hoặc xem video hướng dẫn trên Youtube.
- Có một số kênh Youtube hoặc blog sẽ chuyên nói về một lĩnh vực cụ thể mà bạn quan tâm. Do đó bạn có thể theo dõi họ để cập nhật các kiến thức và mẹo thực hành các kỹ năng bạn muốn học nhé.
- Đồng thời, bạn có thể tham gia các diễn đàn cho phép bạn đăng các câu hỏi hay giúp đỡ trả lời các thắc mắc của người dùng khác về tin học văn phòng nhé.
Một số kỹ năng cần thiết khi sử dụng máy tính
Có một số kỹ năng khi dùng máy tính mà nhà tuyển dụng không nói ra nhưng bạn cũng cần trang bị để thực hiện công việc nhanh chóng và hiệu quả:
Đánh văn bản bằng 10 ngón tay: Nếu bạn luyện được khả năng này, bạn có thể tăng tốc quá trình nhập liệu văn bản lên nhiều lần, từ đó tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất. Thậm chí bạn có thể đánh văn bản nhuần nhuyễn mà không cần nhìn vào bàn phím.
Sử dụng các tổ hợp phím tắt: Những phím tắt như copy, lưu trữ dữ liệu, tìm thông tin, gửi thông tin,... giúp bạn thao tác nhanh hơn trên máy tính, tiết kiệm thời gian so với việc sử dụng chuột. Một số phím tắt cơ bản khi sử dụng máy tính bao gồm:
- Ctrl + X: Cắt.
- Ctrl + V: Dán.
- Ctrl + Z: Hoàn tác.
- Ctrl + S: Lưu.
- Ctrl + P: In.
- Ctrl + A: Chọn tất cả.
- Ctrl + F: Tìm kiếm.
- Ctrl + N: Tạo tài liệu mới.
- Ctrl + O: Mở tài liệu.
- Ctrl + W: Đóng tài liệu.
- Ctrl + Q: Thoát khỏi chương trình.
- Ctrl + B: Đậm.
- Ctrl + I: In nghiêng.
- Ctrl + U: Gạch chân.
Biết sử dụng phần mềm diệt virus: Nếu máy tính nhiễm phải các virus độc hại sẽ tiềm ẩn những rủi ro vô cùng lớn về bảo mật như dữ liệu bị xóa hoặc đánh cắp. Do đó bạn cần thành thạo tối thiểu 1 phần mềm diệt virus để bảo vệ dữ liệu cho máy tính của bạn nhé.
Kết luận
Hy vọng là bài tổng hợp những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản và cần thiết mà chúng tôi vừa trình bày ở trên sẽ giúp ích cho bạn trong quá trình phát triển bản thân và trở thành một nhân viên công sở.
